Как составить письмо о сотрудничестве

Еще несколько лет назад умение выражать свои мысли на бумаге расценивалось как бесценный дар. Сегодня же это не столь важное качество, ведь так легко договориться, да и просто поговорить с помощью телефонной связи. Но все же в некоторых сферах умение писать письма осталось по-прежнему важным аспектом. Деловое общение невозможно без переписки, так, например, многим приходится писать письма о сотрудничестве, которые определяют, состоится ли оно. Именно поэтому очень важно правильно и грамотно составить такое письмо.

Инструкция

1. Некоторые, конечно, используют образцы, которые нетрудно найти в интернете, но оформление писем часто не удовлетворяет нуждам организации, да и шаблонные фразы могут не побудить компанию к сотрудничеству с вами.
2. Письмо должно оформляться на фирменном бланке организации. Отлично, если шапка письма напечатана цветными чернилами, так как с точки зрения психологов это привлекает внимание читающего.
3. Известно, что некоторые организации вводят регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, поэтому следующим пунктом будет написание регистрации и даты исходящего сообщения.
4. Далее в том же месте, а именно в правом верхнем углу, напишите наименование своей организации. Здесь же необходимо указать адрес, реквизиты, возможные средства связи (чем больше, тем лучше).
5. Ниже укажите: кому адресуется данное деловое письмо, причем писать нужно полностью с указанием должности или отдела. Помните, что никакие сокращения не допускаются.
6. После этого в центре посередине жирным и выделенным шрифтом пишите обращение, например, Уважаемые господа! Затем переходите к обращению, оно должно быть написано грамотно, например, «вы, вас, вам» необходимо писать с большой буквы.
7. После этого укажите повод написания коммерческого предложения, например, это могут быть прошлые отношения или обсуждение вопросов сотрудничества на встречи. Далее переходите к написанию самого предложения, не нужно писать большие предложения с подробным анализом дальнейших коммерческих отношений. Всю эту информацию вы можете вынести в приложения, при этом в тексте ссылаясь именно на них.
8. Затем опишите финансовую сторону, при этом не забудьте указать преимущества сотрудничества с вашей компанией, возможно, это существенная разница в цене или какие-либо особые условия. Также укажите срок, в который будут действовать ваши расценки и предложения.
9. Далее переходите к описанию условий, например, каким образом вы будете связываться с клиентом, как будет проходить сотрудничество. Также можно рассказать немного о своей фирме, например, представить достижения и успехи в области коммерции.
10. В конце проставьте подпись и дату. Подписывать письмо о сотрудничестве должен руководитель организации, не забудьте и о расшифровки подписи.
11. Если письмо имеет несколько страниц, целесообразно будет пронумеровать их, чтобы клиент не запутался. При оформлении приложений, помните, что главное – это простота, так как нагромождение фактов, возможно, утомит вашего будущего клиента.