Инструкция
1
Рассмотрите внимательно полученное обращение, не торопитесь с выводами, изучите мельчайшие подробности. Адекватно оцените ситуацию, найдите отрицательные и положительные стороны. Если отрицательных аргументов намного больше, то смело принимайте решение об отказе.
2
Вы должны юридически грамотно составить свой отказ, чтобы при возмущении обратной стороны быть уверенным в своей правоте. В верхнем правом углу напишите название организации, должность руководителя того человека, для кого предназначено данное письмо. Ниже можно написать слово «заявление».
3
Поймите, вы обязаны написать отказ так, чтобы он был прочитан до конца, в нем подробно и ясно должны быть прописаны пункты отказа. Вопросов у получателя после такого письма возникнуть ни в коем случае не должно. Если вы пишите отказ какому-либо деловому партнеру, то отказ не должен подразумевать полное прекращение сотрудничества.
4
Грамотное написание отказа подразумевает правильное сообщение плохой новости. Ваши слова должны быть настолько корректны, чтобы человек не почувствовал негативного к себе отношения. Деликатность является вашим козырем.
5
Начните с нейтрального начала. Психологически это подготовит клиента к плохой новости, выразите частичное согласие, что подбодрит ваше письмо-отказ. Будьте позитивны, пишите объяснение в приподнятом настроении, не используйте колких фраз и заумных выражений.
6
Формулируйте свои мысли четко. Рекомендуется использовать страдательный залог. Никогда не торопитесь. Как правило, отказ подтверждается документально. Приложите к вашему отказу необходимые документы, подтверждающие не ваше личное мнение, а мнение целого коллектива, компании, фирмы, организации. И наконец, если этого требуют сложившиеся обстоятельства, то приведите законодательное обоснование своих действий.
