Вам понадобится
  • папки, боксы, бумага, компьютер.
Инструкция
1
Создайте журнал приказов, где будут регистрироваться все приказы по организации. Журнал должен быть обязательно прошит и пронумерован, что исключает приписки или удаление страниц.
2
Журнал должен содержать определенные графы. Примерное содержание граф может быть таким: графа, где указывается номер записи по порядку, графа с датой приказа, графа с кратким содержанием приказа, графа с номером приказа, графа, где сотрудник оставляет отметку об ознакомлении с данным приказом. Дополнительно может быть заведена графа с указанием места хранения приказа (папки или бокс).
3
Все приказы должны быть рассортированы по папкам: приказы о приеме и увольнении работников (кадровые приказы), приказы, где отражены поощрения сотрудников, направления их в командировки и в отпуска, приказы, отражающие основную деятельность организации. Если приказы имеют отличные сроки хранения, то для них создаются отдельные папки.
4
Система хранения приказов должна быть четкой, систематизированной и обеспечивать непрерывность присвоенных приказам номеров. Это особенно актуально при изъятии приказа для работы. Рекомендуется при этом делать ксерокопию изъятого приказа - это позволит избежать путаницы.
5
Все приказы должны быть напечатаны на фирменном бланке организации. В таком случае печать на приказе не обязательна. Если же приказ распечатан на простом листе бумаги, то на нем должна стоять печать организации.
6
Если на предприятии принята электронная система хранения приказов, то она должна быть единой по всей организации. Доступ к электронным приказам должны иметь сотрудники, обладающие правом ставить свою подпись на этих документах. Очень удобно в таком случае применении ЭЦП (электронной цифровой подписи). Журнал приказов рекомендуется распечатывать в любом случае.