Как оформить исполняющего обязанности сотрудника

В трудовом процессе нередки ситуации выбытия одного работника и необходимости исполнения его трудовой функции другим работником. Типичным случаем является временное выбытие сотрудника с сохранением за ним места работы. Например, при предоставлении женщине отпуска по беременности и родам, а затем и отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет; привлечение работника к исполнению государственных или общественных обязанностей; повышение квалификации работником и другие случаи, предусмотренные законом и коллективным договором). Появляется необходимость заменить выбывшего сотрудника с целью непрерывности выполнения его трудовой функции.

Инструкция

1. Если речь идет об отсутствии работника в течение длительного времени, широко применяется привлечение нового работника на основании срочного трудового договора. Документы оформляются те же, что и при обычном приеме на работу, однако в трудовом договоре специально оговаривается условие, что работник принимается на работу до выхода на работу временно выбывшего сотрудника (статья 59 ТК РФ).
2. Когда на место временно выбывшего, привлекается штатный сотрудник, то оформлять такое к приказу должно прилагаться соглашение работодателя и работника о временном переводе. Согласие работника на временный перевод не требуется только в случае, если перевод оформляется на срок менее 1 месяца (статья 72.2 ТК РФ).
3. Если на штатного сотрудника, продолжающего выполнять свою трудовую функцию, дополнительно возлагаются обязанности по выполнению трудовой функции, временно отсутствующего сотрудника, то об этом оформляется приказ, форма, которого законодательством не регламентирована. Однако в таком приказе должны быть отражены фамилия, имя, отчество отсутствующего работника, его должность, а также размер доплаты за выполнение дополнительных трудовых обязанностей. Сумма доплаты устанавливается по согласованию работодателя и работника.В отношении работников, занимающих рядовые должности, используется формулировка: "Возложить на (наименование должность, фамилия, имя отчество) исполнение обязанностей (наименование должности) на время отсутствия (отпуск, командировка и др.) (фамилия, имя, отчество отсутствующего работника)". Данное распоряжение может содержаться и непосредственно в приказе об отпуске или командировке; в этом случае оба работника должны быть ознакомлены с таким приказом, копия приказа помещается в личное дело выбывающего сотрудника, а выписка из приказа – в личное дело сотрудника, который будет выполнять его функцию на время отсутствия.В отношении руководящих работников формулировка несколько другая: "Назначить (наименование должность, фамилия, имя отчество) временно исполняющим обязанности (наименование должности)". В приказе указывается причина временного выбытия работника и оговаривается размер доплаты вне зависимости от того, является ли работник заместителем руководителя по штату.
4. Назначение исполняющим обязанности сотрудника на вакантную должность не допускается, в этом случае должен оформляться либо временный перевод – на время поиска подходящего сотрудника для работы на постоянной основе, либо постоянный перевод с внесением соответствующих изменений в трудовой договор. Нужно иметь в виду, что в случае временного перевода работник может претендовать на то, чтобы занять должность на постоянной основе.