1. Официально утвержденного единого стандарта прошивки документов на сегодняшний день не существует, однако существуют определенные требования и общие принципы, включающие правильную нумерацию листов документа, а также прошивку пачек документов с последующим заверением подписью и печатью всей подшивки.

  2. Для того чтобы прошить документы, необходимо сделать в них четыре прокола для помещения в твёрдую обложку из картона. Проколы делаются с левой стороны на полях документа, что позволяет сохранить читабельность текста. Расстояние между проколами, как правило, оставляет три сантиметра. Иногда вместо четырёх проколов делается два отверстия. Просверлить отверстия в бумаге можно толстой иглой или специальным канцелярским шилом. В процессе подготовки документов к подшивке из них удаляются все металлические крепления, такие как скрепки или булавки.

  3. После того, как проколы будут сделаны, необходимо прошить документы прочной ниткой. Чаще всего для этой цели используется капроновая нитка, сложенная для надёжности в два раза. После того, как документы будут прошиты, прошивную нить необходимо завязать узлом на обороте последнего листа всего пакета документов. При этом необходимо оставить свободными концы прошивной нити, длина которых должна составлять не менее шести сантиметров.

  4. После этого дело опечатывается, а на узел прошивной нити наклеивается бумажная наклейка (размером около 4*5см), на поверхность наклейки наносится заверяющая печать и подпись. При желании можно опечатать узел сургучной печатью. Как правило, прошивка документов выполняется сотрудниками тех отделов, в которых вышеупомянутые документы хранятся или используются.