Вам понадобится
  • - папки - скоросшиватели;
  • - прозрачные файлы - кармашки.
Инструкция
1
Чтобы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. После этого снимите копии документа и раздайте их всем, кто имеет к нему отношение.
2
Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Например, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.
3
Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера должны идти по порядку, друг за другом, в зависимости от того, когда был подписан контракт.
4
Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у каждого должен быть свой. Так вы избежите путаницы.
5
Положите договор в отдельный файл. Если договора встречные, их несколько, поместите все в один карман. Так будет легче сопоставить документы и найти их в случае надобности.
6
Вставьте файл в скоросшиватель и закрепите специальными держателями. Не стоит набивать его плотно, документы помнутся. Напишите на корешке папки юридическое лицо, документы по которому хранятся в ней, а также год их подписания.
7
После истечения трех лет папки с договорами можно отправить на склад. Сложите их в картонные коробки и поместите в место, не доступное для влаги. На упаковке также укажите юридическое лицо, к которому относятся документы, и год подписания контрактов.
8
Счета-фактуры и акты подшиваются так же, как и договора. Но, вместо бумажного журнала учета документов, лучше завести электронный. Например, в программе "1С: Бухгалтерия". Скачать ее бесплатно можно здесь: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Это позволит вам не только вести учет всем ценным бумагам, но и производить с ними различные операции - распечатывать дополнительные экземпляры, исправлять ошибки и т.д.