Инструкция
1
Официальное письмо желательно составлять на фирменном бланке организации. Фирменный бланк вместе с визитками и почтовыми конвертами является элементом корпоративного стиля. Он представляет собой особенным образом оформленный лист бумаги с нанесенными на него реквизитами организации. В зависимости от дизайна фирменный бланк может включать в себя следующие элементы:
• Логотип фирмы;
• Название компании;
• Реквизиты: адрес организации, банковские реквизиты, контактная информация;
• Графические элементы фирменного стиля;
• Дата и регистрационный номер документа;
• Заголовок документа (распоряжение, приказ);
• Текстовый блок документа;
• Нижний колонтитул.
2
В правом верхнем углу официального письма указывают адресата. Ими могут выступать организации, учреждения, юридические и физические лица. При этом название организации или ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже. Например: ЗАО «Электромонтаж»
Финансовому директору
В.М.Кочеткову
3
Основной текст письма может включать в себя различные таблицы и анкеты. Однако чаще всего официальное письмо состоит в основном из текстовой части. При этом текст, как правило, подразделяется на две части. В первой указывают различные причины, основания и цели составления письма, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
4
Завершается официальное письмо соответствующими подписями лиц, от имени которых оно написано. При этом указываются наименования должностей лиц, подписавших документ и их личные подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия).