Как научиться писать письмо

Хотя современные технологии практически свели на нет эпистолярный жанр в частной жизни, и мы практически перестали писать письма друзьям, знакомым и родственникам, деловая переписка по-прежнему остается актуальной. Это происходит потому, что деловое письмо является юридическим документом, так же, как и другие, надлежащим образом оформленные и подписанные договоренности. Поэтому любому, кто в рамках своих служебных обязанностей работает с перепиской, необходимо научиться писать письма.

Инструкция

1. Если мы договорились, что деловое письмо, это документ, то его оформление должно соответствовать всем стандартам и требованиям, предъявляемым к документам. Его пишут на бланке организации, на листе стандартной писчей бумаги формата А4. Традиционно используется шрифт Times New Roman или Arial размера 12. Поле слева оставляют размером 3 см, справа – 1,5 см.
2. На бланке должна быть отражена вся необходимая информация о той организации, которую вы представляете: наименование, юридический адрес, банковские реквизиты и контактные факсы, телефоны, адрес электронной почты.
3. Слева укажите тему письма, постарайтесь уложиться в одну короткую фразу. Справа напишите кому предназначено письмо – фамилию, инициалы адресата, его должность, наименование и адрес организации. Все деловые письма начинайте с обращения «Уважаемый…», в обращении обязательно пишите имя и отчество адресата.
4. Прежде чем начинать писать письмо, сосредоточьтесь и обдумайте, какую мысль, предложение или информацию вы хотите донести до вашего респондента. Вы должны понимать, что длинные, путанные и несвязные письма никто не хочет читать.
5. Чтобы после первых же предложений ваше письмо не отправили в корзину или не отделались отпиской, излагайте свой текст в логической последовательности, чтобы каждое последующее предложение было продолжением предыдущего и наполнено новым смыслом. Такое письмо читать будут с интересом. Кроме того, постарайтесь уложиться по обьему на 1 лист. Это показатель вашего умения кратко и доходчиво излагать свои мысли, что сразу располагает к вам адресата.
6. В тексте письма первый абзац посвятите краткому освещению вопроса, задачи и укажите причину, по которой ее решение является необходимым. Затем выскажите свои соображения по этому поводу, дайте предложения иди просто необходимую информацию. В заключение сделайте выводы и опишите выгоду от принятия вашего предложения или дайте краткий анализ той информации, которую вы изложили выше.
7. Подпишите письмо, дайте расшифровку своей подписи с указанием должности и контактного телефона.