Правило 1. Создание презентации начинается с проработки структуры
Важный этап создания любой презентации – проработка структуры. Она должна быть логичной и точно соответствовать ходу выступления.
При проработке структуры презентации следует помнить, что точкой опоры для слайдов и их последовательности должна быть целевая аудитория. Именно от степени подготовки, уровня образования, заинтересованности и предвзятости зрителей зависит выбор визуальных образов.
Типовой структуры презентации не существует, несмотря на это следует придерживаться следующих основных правил:
- титульный слайд: на нем отражается тема выступления, сведения о докладчике, его должность и, если требуется, название мероприятия;
- слайд-содержание: используется в больших презентациях, разделенных на главы, полезен для навигации слушателей и докладчика;
- смысловые слайды: они являются ядром презентации, идеальная хронология для смысловых слайдов – от общего к частному;
- завершающий слайд: содержит контактные данные докладчика.
При создании структуры презентации основная нагрузка ложится на проработку смысловых слайдов. На этом этапе важно понять, каким изображением лучше всего проиллюстрировать ту или иную мысль. Если в выступлении фигурируют важные цифры – это повод вывести их на слайд, что позволит зрителям сфокусироваться на информации. В том случае, если приводится статистика и значения сопоставляются, информация идеально будет выглядеть в виде столбчатой или круговой диаграммы. Если же необходимо отразить процесс во времени – пусть информация будет представлена в форме временной шкалы с цифрами или фактами.
Информация, представленная в форме таких образов, является интуитивно понятной, что позволяет слушателям быстрее ее воспринимать.
Правило 2. Эффективная презентация – краткая презентация
Разложив тему выступления на визуальные образы, следует перейти к самому болезненному этапу – удалению лишних слайдов.
В этой работе следует помнить, что повышенное внимание слушателей приходится на первые 15 минут выступления. Все слайды, которые укладываются в этот временной промежуток, должны быть максимально насыщенными смыслом. В среднем, 40-минутное выступление содержит от 15-ти до 20-ти слайдов. Большее количество слайдов может лишь утомить аудиторию, что негативно отразится на общем ощущении от выступления.
Работая над сортировкой, следует быть готовым пожертвовать такими слайдами, как:
- Красивые, но не информативные слайды – к этой категории следует отнести массивные, утяжеленные мелкими деталями графики и диаграммы;
- Пространные цитаты – как правило, презентация может содержать не более одной яркой и точной цитаты;
- Многослойные красивые фотографии, которые не подкреплены речью выступающего: такими слайдами выступающий просто злоупотребляет вниманием и временем слушателей, поэтому от них следует отказаться.
Правило 3. Изображения важнее текста
Презентация – это продукт, который не менее, чем на 75% должен состоять из визуальных образов. И здесь арсенал отнюдь не ограничивается такими шаблонными решениями Power Point, как SmartArt и примитивные-блок-схемы. Но и выбирать визуальные элементы необходимо с умом.
- Диаграммы лучше таблиц. Таблицы имеют ярко выраженный канцелярский стиль. Зачастую они начинаются столбцом под названием "№", далее следуют густо нарезанные графы, заполненные убористым текстом. Но зачастую от такой документальной подачи можно отойти с помощью диаграмм, что лучше воспринимается слушателями.
- Фото лучше рисунков. Презентация курортов в Египте не может обойтись без качественных фотографий Сфинкса, а рассказ о новом меню модного ресторана невозможно представить без сочных изображений самих блюд. Следуя этому правилу в тех случаях, когда это возможно, лучше пользоваться фотографиями, а не клипартами.
- Иконки лучше текста. В тех случаях, где это возможно, лучше использовать иконки и другие картинки. Важно, чтобы они понимались точно, и не вызывали двузначности. Следуя этому правилу логотипы, гербы городов и флаги государств лучше текста.
Правило 4. Один слайд – одна мысль
Нередко во время презентаций слушатели фотографируют слайды, выведенные на экране. Многим выступающим это льстит. А зря! Зачастую слушатель делает фото слайда не потому, что ему понравилась идея, и не для поста в соцсетях. Просто смысловое наполнение слайда настолько насыщенное, что осмыслить его во время короткой демонстрации невозможно. Фото делается не на память, а для домашней работы.
Чтобы этого избежать, достаточно следовать правилу – на одном слайде может быть только одна мысль. Не следует эксплуатировать презентации, чтобы максимально упростить участь выступающему. На слайдах должны быть выведены только самые важные цифры, факты и тексты. Все остальное следует либо произнести словами, либо опустить вовсе.
Также следует с осторожностью относиться к слайдам, которые полностью состоят из текста. Даже если они соответствуют правилу, и содержат лишь одну мысль – слов должно быть не более 15-ти на один слайд. Причем, эксперты рекомендуют использовать максимально крупный шрифт, чтобы даже задние ряды смогли разглядеть содержание.
Правило 5. Цвета первичны
Бытует заблуждение, что презентация должна быть обязательно яркой. Выбирая яркие цвета палитры, зачастую сложно их умело сочетать. На этот счет эксперты рекомендуют – в одном слайде должно быть не более 3-х цветов. Идеальным вариантом является соблюдение этого правила во всей презентации.
Важно помнить, что презентация должна быть эстетически привлекательной, поэтому лучше всего воспользоваться таблицей сочетания цветов, которую без труда можно найти в интернете.
Сложнее всего соблюсти правило 3-х цветов при составлении диаграмм с несколькими категориями. С одной стороны их нужно раскрасить так, чтобы они отличались друг от друга, с другой – существует еще фон, логотип и другие цветные элементы. Решить проблему можно с помощью оттенков. Самые большие величины можно окрасить в интенсивные цвета, меньшие – в более бледные, и так далее.
Правило 6. Мнение со стороны
Понять результативность презентации поможет компетентное мнение со стороны. Перед презентацией достаточно показать слайды человеку, который максимально похож на усредненный образ типичного зрителя. То есть, он должен обладать примерно таким же уровнем осведомленности в теме презентации, как и будущие слушатели выступления.
На мнение такого человека лучше опираться с поправкой на то, что презентация предоставляется ему без звукового сопровождения.
Такому человеку необходимо будет задать следующие вопросы. Будут ли слайды понятны без пояснений? Какие слайды покажутся самыми понятными, а какие вызовут вопросы?
Собранная информация позволит внести в слайды финальные коррективы перед демонстрацией. Особенно важно получить предварительную обратную связь в том случае, если используются нетипичные диаграммы – например, матричные.
