Инструкция
1
В верхней части листа формата А4 по центру строки укажите полное наименование организации согласно Уставу предприятия. Если в компании есть утвержденная форма бланка для деловых писем и документов – используйте ее, копируя «шапку». При необходимости запишите юридический и фактические адреса, телефон, факс, e-mail.
2
С новой строки напишите наименование письма «Акт № __ об отказе о получении документов». Ниже укажите место и дату составления: город, число, месяц и текущий год.
3
В текстовой части акта запишите фамилию, инициалы и должность составителя, а также укажите информацию о привлеченных свидетелях. В их роли могут выступать сотрудники кадровой службы или работники того подразделения, в котором числится лицо, не принимающее документы. Для составления акта привлеките не менее двух свидетелей, а во избежание неприятных разбирательств с комиссией по разрешению трудовых споров выбирайте для роли свидетелей незаинтересованных и осведомленных лиц.
4
Укажите дату передачи документа на руки. При необходимости уточните время и место действия. Перечислите наименование, номер, дату издания документа, который отказывается принимать сотрудник. Укажите документы, выдвигающие требования передачи: приказы, утвержденные стандарты, распоряжения, Устав организации и пр. Отразите в акте отказа устные объяснения работника. Если же он отказывается получать документ без объяснения причин, сделайте об этом соответствующую запись.
5
В случае необходимости опишите дальнейшие манипуляции с документом, который остался на руках у сотрудника кадровой службы: как и где будет хранится экземпляр, каким образом он будет выслан по почте, кто будет нести ответственность за дальнейшее хранение и возможную передачу третьим лицам.
6
Поставьте подпись составителя и свидетелей составления. Расшифруйте инициалы и должности. Если сотрудник, не принимающий документы, отказывается подписывать настоящий акт, сделайте пометку и удостоверьте ее своей подписью и подписью свидетелей.
