Инструкция
1
Пишите план мероприятий сразу на год. Это позволит, во-первых, рассчитать примерный бюджет. Во-вторых, распределить объем работ между сотрудниками. В-третьих, если планируется привлечение спонсоров, вы отправите им сразу полный список, чтобы они выбрали акцию на свой вкус.
2
Разбейте план мероприятий по месяцам. Первыми впишите ежегодные, постоянные. Затем новые, которые раньше не проводились. Лучше делать таблицу в Excel. Это позволит редактировать план по мере добавления новых акций.
3
В таблице сделайте семь столбцов и столько строк, сколько запланировано событий. Первый столбец - порядковый номер. Обозначьте его просто №. Второй - название мероприятия. Третий - дата проведения. Четвертый - описание. Пятый - бюджет. Шестой - фамилия и имя ответственного за организацию менеджера. Седьмой - примечания. Здесь вы напишите всю полезную информацию, которую не охватили в предыдущих ячейках.
4
Четвертый столбец "Описание" требует расшифровки. Разместите там примерный план мероприятия. Сколько гостей будет приглашено. Будет это фуршет или банкет. Укажите место проведения (конференц-зал, ресторан, холл гостиницы). Напишите, какие компании могут быть привлечены в качестве спонсоров. Какую цель преследует мероприятие. Нужно ли заранее заказать сувенирную продукцию и пригласительные билеты. Все это поможет организации события и утверждению его у руководства.
Обратите внимание
Рассчитывая время на организацию мероприятия, обязательно учитывайте сроки доставки пригласительных гостям. Из-за того, что билеты были изготовлены поздно и курьер просто не успел их отвезти, событие может быть сорвано.
Полезный совет
Между мероприятиями делайте перерыв в полторы - две недели. Даже большому профессиональному коллективу сложно организовывать события чаще. Слишком много акций одновременно приведет к ухудшению качества работы.
Источники:
- как сделать мероприятие
