Как планировать мероприятия

Любое серьезное мероприятие требует хотя бы минимального планирования. Чтобы организовать детский праздник, вечер встречи выпускников или дружескую вечеринку, требуется потратить время на составление сметы расходов, подбор и подготовку помещения, продумывание игр и конкурсов. Чем тщательнее вы отнесетесь к планированию, тем более эффективным и запоминающимся будет мероприятие.

Инструкция

1. Поставьте перед собой ясные и четкие цели. Вы должны представлять, для кого и для чего проводится мероприятие. Первый блок целей относится к тому, чего вы хотите достичь. Он во многом определяется общей направленностью мероприятия. Продумайте также цели, относящиеся к участникам: что им предстоит делать, какие задания придется выполнять и так далее. Бесцельная встреча может превратиться в серое и скучное времяпрепровождение.
2. Сформируйте команду, которая возьмет на себя обязанности по организации мероприятия. Распределите функции между организаторами. Кто-то станет отвечать за подбор помещения и его оформление. Другим придется закупать необходимые материалы, продукты и прочие аксессуары. Если намечается дружеская вечеринка, вам, вероятно, понадобится помощник по хозяйству.
3. Продумайте форму мероприятия и четко придерживайтесь принятого формата. Это может быть домашний бизнес-семинар, корпоративная вечеринка, встреча однокурсников, новогодний или детский праздник. Каждая форма требует отдельной подготовки и хорошо продуманного состава участников. Посетители мероприятия должны представлять себе, что их ждет на встрече. Не следует допускать обмана ожиданий участников.
4. Составьте смету расходов. Включите в список затраты на аренду помещения, приобретение аксессуаров, продуктов питания, оплату услуг сторонних организаций. Продумайте источник финансирования мероприятия. В самом простом случае решением может стать долевое финансирование со стороны каждого участника. Окупить более серьезную встречу поможет продажа билетов или организация лотереи.
5. Разработайте программу мероприятия. Распишите по шагам действия организаторов, ведущих и участников. Хорошо продуманный сценарий избавит вас от неловких пауз, заминок и прочих недоразумений.
6. Подготовьте приглашения для участников. К этому этапу вы должны точно знать дату, время и место проведения мероприятия. Официальные мероприятия потребуют заблаговременного письменного приглашения. Для менее значимых событий бывает достаточно обзвонить гостей по списку. Делать это желательно за несколько дней до мероприятия, чтобы каждый смог успеть внести изменения в свои профессиональные и личные планы.