Инструкция
1
Оформление такого письма может понадобится как частным лицам, так и предприятиям в случае спорных платежей. Схема письма в таких случаях остается неизменной, с небольшой корректировкой соответствующей обстоятельствам. Подготовьте документы, подтверждающие зачисление на счет оппоненты указанных сумм (для организаций), квитанцию или чек об оплате (для частных лиц).
2
Возьмите фирменный бланк организации, предназначенный для переписки со сторонними организациями, содержащий полные реквизиты. Если такого нет, вы можете поставить угловую печать или заполнить реквизиты вручную. Расположите их в верхнем правом углу листа, сразу после заполнения реквизитов адресата.
3
Такое письмо всегда пишется на имя первого руководителя предприятия, поэтому начните со слова «Директору» (начальнику, управляющему и т.д.). Далее укажите наименование организации и ФИО должностного лица. Обратите внимание, что частному лицу, в части, отведенной для размещения реквизитов отправителя, нужно будет указать собственные фамилию, имя и отчество, место жительства, телефон для связи или e-mail.
4
Содержательную часть письма начните с обращения «Просим Вас вернуть». Далее сообщите подробности дела «ошибочно перечисленные» и укажите сумму, подлежащую возврату. Уточните договор (номер и дату заключения), в соответствии с которым проводился платеж. Приведите документ, подтверждающий прохождение платежа (квитанция, платежное поручение и т.д.).
5
Не забудьте сопроводить письмо актом сверки, который является его обязательным приложением. Напишите о нем в разделе «Приложение». В конце письма отведите место для подписи руководителя вашего предприятия и главного бухгалтера. Сообщите их должности и расшифруйте подписи в скобках. Укажите дату составления документа и оставьте место для печати.
