Как правильно оформить журнал

Правильно поставленное делопроизводство в организации или на предприятии позволяет держать документы в порядке и в любой момент контролировать их движение. Если деятельность вашей фирмы связана с заключением договоров, заведите соответствующий журнал их учета. Грамотно оформленный журнал даст возможность фиксировать реквизиты документов и их хронологию.

Вам понадобится

• - журнал для учета документации;
• - материалы, подлежащие учету;
• - авторучка;
• - карандаш;
• - ножницы;
• - линейка;
• - бумага;
• - нитки;
• - игла;
• - клей.

Инструкция

1. Подберите удобную форму для ведения журнала учета. Исходите при этом из насущных потребностей организации и особенностей делопроизводства. В последнее время все большее распространение получили электронные формы учета документации, но они не всегда удобны при ознакомлении с ними руководителей. В самом простом случае оформить журнал учета можно в стандартной тетради большого формата.
2. Пронумеруйте страницы журнала, проставив порядковые номера в нижней или верхней части каждого листа. Прошейте весь блок страниц прочной нитью, выведя ее концы за последнюю страницу журнала. На небольшом кусочке бумаги напишите, сколько листов содержится в данной книге. Приклейте этот ярлык к последней по счету странице, заведя под него концы нити, связанные узелком. Когда клей подсохнет, проставьте здесь же печать для документов и подпись лица, оформившего журнал.
3. Приступайте к оформлению титульного листа. Впишите на лицевой стороне журнала его название, например «Журнал учета договоров». Включите в описание название организации (компании) и ее основные реквизиты. Отведите две строки для проставления даты начала и окончания журнала. Всю указанную информацию можно не вписывать о руки, а предварительно отпечатать на принтере и затем аккуратно приклеить к обложке журнала.
4. Разбейте рабочие страницы журнала на такое число граф, какое требуется для полного описания подлежащих учету документов. Обязательно предусмотрите графы для порядкового номера, даты поступления документа, заключения договора, выхода приказа и так далее. Отдельную графу отведите для краткого описания сути документа и его основного содержания. Предусмотрите также место для подписи лица, получившего документ на исполнение.
5. Если в этом есть необходимость, зарегистрируйте журнал в канцелярии (секретариате), присвоив ему соответствующий номер и другие реквизиты. После процедуры регистрации журнал учета может использоваться по прямому назначению.