Как вести журнал учета в 2017 году

Деятельность многих предприятий связана с заключением договоров на поставку товара, приобретение сырья и комплектующих. В каждой компании заключаются договора с работниками. Чтобы документацией было удобнее пользоваться, широко распространена практика ведения самых разных журналов учета. В таком журнале удобно фиксировать, например, хронологию движения отдельных документов и реквизиты договоров.

Вам понадобится

• - журнал учета договоров;
• - договоры.

Инструкция

1. Разработайте форму ведения журнала учета договоров. Она должна отражать особенности деятельности предприятия и быть удобной в использовании. На крупном предприятии можно утвердить такую форму журнала специальным приказом, дополнив его рекомендациями по заполнению документации.
2. Оформите титульный лист журнала. Впишите здесь наименование документа. Отразите название компании и все необходимые ее реквизиты. Проставьте дату начала ведения журнала. В крупной фирме целесообразно вести отдельный журнал учета договоров для каждого структурного подразделения. Пронумеруйте страницы журнала, при необходимости прошейте его и скрепите печатью организации.
3. Разделите рабочие страницы журнала на несколько граф, количество которых будет определяться вашими потребностями и особенностями договоров. Предусмотрите графы для порядкового номера документа, даты заключения договора и его окончания. Отдельная графа будет содержать краткое указание на предмет договора. Указывайте в журнале также лиц, ответственных за выполнение договорных обязательств.
4. Если вы считаете, что электронная форма журнала будет более удобной, разработайте собственный программный продукт для учета договоров или закажите эту работу специализированной организации. В некоторых случаях для такой цели можно использовать программу для работы с электронными таблицами Microsoft Excel.
5. Назначьте должностное лицо, в обязанности которого будет входить ведение журнала. Обычно этим лицом становится сотрудник кадровой службы предприятия или работник юридической службы.
6. Возьмите за правило вести журнал учета договоров систематически, отражая в нем документацию сплошным образом, а не от случая к случаю. Это позволит руководству предприятия иметь полную картину происходящих в компании процессов и даст возможность быстро ориентироваться в плотном потоке документации.