Как выставить счет

Счет - главный бухгалтерский документ, необходимый вашему заказчику или покупателю товара как основание для затрат на оказываемые вами услуги или поставляемый товар. Выставить его можно по почте, факсу, передать в офис заказчика с курьером или отнести лично. В некоторых случаях возможно выставление счета в электронной форме.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - пакет MsOffice или бухгалтерская программа;
• - принтер;
• - авторучка;
• - печать организации или индивидуального предпринимателя;
• - сканер;
• - доступ в интернет;
• - факс (при отправке по нему);
• - почтовый конверт (при отправке оригинала по почте);
• - уведомление о вручении почтового отправления (при отправке по почте, по желанию).

Инструкция

1. Счет наряду с актом оказания услуг или приема-передачи работ или товара входит в число документов, которые принято называть «закрывающими». И если без акта иногда можно обойтись, то без счета никак. Нет его - нет оснований для оплаты.
2. Для начала необходимо подготовить оригинал счета: сформировать его на компьютере (лучше всего в Exel или с помощью специальных бухгалтерских программ, можно использовать и MsWord), распечатать на принтере, заверить подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.Если счет выставляет индивидуальный предприниматель или фирма, где руководитель выполняет функции также главного бухгалтера, расписываться надо и за руководителя, и за бухгалтера.
3. В современных реалиях достаточным основанием для проведения оплаты служит скан счета. Это особенно удобно, когда партнеры находятся в разных городах, а то и странах. Сделанный скан счета отправляется на электронный адрес заказчика или покупателя товара. Однако затем он чаще всего должен получить оригинал счета, и затягивать с этим недопустимо.
4. В некоторых случаях (как правило, если плательщик находится за пределами России), достаточно электронного счета. В таких счетах обычно вместо подписи и печати указывается фраза: «Настоящий счет выставлен в электронной форме. Действителен без печати и подписи». Или другая формулировка, предпочтительная плательщику.
   Такие нюансы обсуждаются с конкретным партнером.
5. При варианте отправки счета по факсу все ясно. Вставляем счет в факс, набираем номер партнера, отправляем факс, уточняем, прошел ли он и все ли читается. При отрицательном ответе повторяем процедуру до победного конца.
6. Если партнеры находятся в одном или близлежащих населенных пунктах, можно доставить оригинал счета в офис плательщика лично (если есть время и это не во вред соображениям престижа) или курьером - штатным или сторонним. Например, воспользоваться услугами внештатного курьера (распространенный у студентов вариант подработки) или сторонней курьерской службы. Предложение услуг курьерских компаний огромно, остается выбрать самую подходящую по соотношению цены и качества.
   Этот вариант более быстрый, но и более дорогой, чем почтовое отправление.
7. Самый распространенный и дешевый, хотя и наиболее долгий вариант - отправка оригинала счета по почте. Идем (или отправляем сотрудника) в ближайшее отделение связи, приобретаем конверт (лучше формата А4, чтобы не мять документ), пишем на нем адрес партнера и свой в соответствующих местах и отправляем, оплатив услуги почты по его доставке простым или заказным письмом. Считается, что простые отправления доходят быстрее.
   Для спокойствия можно заполнить также уведомление о вручении письма адресату. Это дополнительные затраты, но незначительные.