Общие сведения о базах данных
База данных является инструментом для сбора и организации информации. Они могут содержать данные о людях, продуктах, финансах и многом другом. Создание базы начинается с простого списка или электронной таблицы. Со временем это список растет, и в данных начинают проявляться избыточность и рассогласованность. Их становится трудно воспринимать в виде списка. После того, как эти проблемы начинают появляться, хорошей идеей будет превратить их в базу данных, с помощью системы управления базами данных (СУБД). Одним из лучших продуктов в этой сфере является Microsoft Office Acess, который сочетает гибкость, простоту в обращении и удобный интерфейс.
Таблицы
Таблица в базе данных внешне похожа на простую таблицу тем, что данные в ней хранятся в строках и столбцах. В результате, как правило, довольно легко импортировать обычную таблицу в базу данных. Основное различие между электронной таблицей и базой данных состоит в уровне организованности информации.
Каждая строка в таблице называется записью. Отдельные части информации хранятся в записях. Каждая из них состоит из одного или нескольких полей. Поля являются аналогами столбцов в таблице. Например, можно создать таблицу с названием «Сотрудники», где каждая запись (строка) содержит личные данные работающего (имя, фамилия), а каждое поле (столбец) дает информацию о нем (адрес и т.д.). Поля должны быть обозначены, как определенный тип данных, будь то текст, дата, время, число, или другой вид информации.
Формы
Формы иногда называют «экраном ввода данных». Это тип интерфейса, используемый для работы с вашими данными. Формы часто содержат кнопки команд, которые выполняют различные функции. Базу данных вполне реально создать и без использования форм редактируя вводимые данные в справочных таблицах. Однако в большинстве баз данных формы используются для просмотра, ввода и изменения таблиц.
Запросы
Запросы являются настоящими рабочими лошадками в базе данных и могут выполнять множество различных функций. Их наиболее распространенным применением стало получение конкретных данных из таблиц. Информация, которую хочет получить пользователь, как правило, распределена по нескольким таблицам. Запросы дают возможность просматривать все таблицы одновременно и выводить результат поиска на экран. Кроме того, запросы позволяют добавлять критерии, фильтрующие данные по конкретному запросу.
Отчеты
Отчеты применяются для обобщения и представления данных в таблицах. Каждый отчет можно редактировать, чтобы подать информацию в различном формате. Отчет можно создать в любой момент, и он будет отражать текущее состояние базы данных.
Макросы
Макросы в Access являются неким аналогом языка программирования, который используется для добавления функциональности баз данных. Например, при прикреплении макроса к кнопке на форме, он будет выполняться всякий раз, когда эта кнопка нажата. Макросы содержат действия для выполнения определенных задач, таких как создание отчета, выполнения запроса или исправление информации. Большинство операций с базами данных, которые делаются вручную, можно сделать автоматическими с помощью макросов. Таким образом экономится большое количество времени и ресурсов ПК.
