Инструкция
1
Помните, что личное дело в обязательном порядке ведется только по сотрудникам учреждений государственной службы, все остальные работодатели принимают решение о ведении или не ведении личных дел по своему усмотрению. Вместе с тем, если решение о ведении личных дел сотрудников было принято, оформлять документацию следует в соответствии с нормами делопроизводства.
2
В состав личного дела сотрудника входит достаточно большой объем документации, включая анкету сотрудника, его биографию, рекомендации и характеристики, документы о полученном образовании и пр. Одним из непременных атрибутов личного дела работника является внутренняя опись документов дела.
3
Составьте внутреннюю опись документов – это первый документ, который вкладывается в дело. Поскольку личное дело формируется в хронологическом порядке, аналогичным образом составляется и опись. Таким образом, изначально в опись вносится весь перечень документов, оформленных и полученных от сотрудника при приеме на работу. В дальнейшем, при поступлении новой документации, документы подшивайте в дело и вносите в опись в хронологическом порядке.
4
При ведении личного дела сотрудника каждому подшитому документу присваивайте порядковый номер. Отдельной нумерацией маркируйте страницы. Кроме того, в зависимости от категории документа, ему присваивайте особый индекс.
5
При внесении данных во внутреннюю опись документов личного дела указывайте сведения о порядковом номере и индексе каждого документа, полное наименование документа и количестве листов в деле, которое данный документ занимает. Листы, на которых ведется опись, нумеруйте отдельно от общего массива дела. Внутреннюю опись заверьте собственной подписью и ее расшифровкой с указанием на должность. Корректное заполнение внутренней описи позволяет систематизировать личные дела сотрудников и сделать доступ к сведениям о сотруднике удобным и оперативным.