Вам понадобится
- - папка;
- - скоросшиватель;
- - простой карандаш;
- - документальная опись;
- - передаточная опись.
Инструкция
1
Чтобы произвести передачу документов в архив, разложите их по порядку. Порядок раскладки должен быть в хронологической последовательности. Например, если вы передаете уголовное дело, то первой страницей будет копия постановления суда, второй – предварительное решение и последующими – расследование дела, начиная с его завершения. Если вы передаете в архив документы с отдела кадров, то первый лист – заявление на увольнение, второй приказ об увольнении, третий – все документы по порядку по датам с конца.
2
Все листы пронумеруйте, начиная с цифры один по порядку раскладки. Нумерацию делайте простым карандашом, но четко. Произведите опись документов, в конце напишите, сколько получились номеров, страниц, поставьте свою подпись, дату составления описи, печать организации, подпись руководителя.
3
Все листы скрепите скоросшивателем, сверху прикрепите опись. На папке поставьте буквенный код по фамилии гражданина, по которому вы передаете дело и год передачи документов в архив. Год должен стоять тот же, в котором завершилось данное дело.
4
Делайте по каждому делу отдельную папку или сложите все дела за один год в одну большую папку и сделайте общую надпись по коду и буквенному коду, то есть в одну папку можно сложить только дела тех граждан, фамилия которых начинается на одну и ту же букву. Но если вы комплектуете ряд документов в одну большую папку, то количество общих листов должно быть не более 250.
5
Перед тем, как передать дела в архив, составьте передаточную опись. Первая графа описи предназначена для внесения порядковых номеров всех дел, вторая для индексов по номенклатуре. В третью графу внесите наименование всех заголовков, в четвертую - дату передачи, в пятую – количество листов, в шестую – установленные сроки хранения дела в архиве, в седьмую графе внесите все дополнения и примечания. Чаще всего седьмая графа заполняется, если в документах по каким-то причинам недостает листов или если вы сразу неправильно внесли их в документальную опись и произвели изменения.
