Инструкция
1
Для того чтобы систематизировать документацию, для каждого поступающего на хранение документа необходимо определить срок хранения, по истечении которого документ можно будет уничтожить без риска для организации.
Воспользуйтесь утвержденным переченем документов, по которым срок хранения устанавливается Росархивом. Основным документом, на который следует ориентироваться при систематизации такого рода документации, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.)
2
Изучите также ведомственные перечни, к которым вам необходимо будет прибегнуть, если ваша организация попадает под ведомственную квалификацию (например, существуют перечни для военных ведомств, банковских ведомств и пр.). Для наиболее распространенных типов организаций также сформированы перечни документации (например, для акционерных обществ).
3
Ряд документов подлежит хранению согласно своей специфике, например, налоговая документация обязательна к сохранению на срок не менее 4 лет, а бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет.
4
Использование перечней - наиболее удобный способ систематизации документов, поскольку для каждого типа документации установлен четкий срок хранения. Однако не все документы можно распределить по перечням. Для части документов срок хранения должен быть установлен самой организацией.
С этой целью организация соответствующим приказом создает экспертную комиссию, которая на регулярной основе проводит экспертизу ценности документов, определяя сроки хранения и уничтожая документы, по которым срок хранения истек или не требуется. Важно, чтобы в состав комиссии входили люди, способные просчитать востребованность документа и вероятные риски от его утраты.