Инструкция
1
2
Сначала вы должны составить приказ (распоряжение) о выделении денежных средств на представительские нужды. В приказе обязательно укажите реквизиты организации, цель представительских расходов, перечислите сотрудников, участвующих в данном мероприятии, а также укажите место его проведения и программу.
3
Далее вам необходимо составить смету расходов. Оформите ее в табличном виде, в первой графе укажите наименование расхода, например, официальный обед, во второй – фактически затраченную сумму, а ниже подведите итог. Запомните, что если мероприятий несколько, смет также должно быть ровно столько, сколько задумано приемов, то есть одна на всех не подойдет.
4
Также вы должны обязательно предоставить и первичные документы, которые подтвердят сумму расходов, например, чеки, квитанции, счета, различные акты, счета и прочие.
5
Чтобы подтвердить официальный статус этого мероприятия, составьте программу, где укажите цель, место и дату проведения.
6
В конце обязательно сделайте отчет о фактически потраченной сумме, где также укажите назначение мероприятия, состав присутствующих лиц, место проведения, а также достигнутые результаты и общую сумму расходов.
Обратите внимание
Учтите, что представительские расходы должны быть непременно экономически обоснованы.
Полезный совет
Согласно Налоговому кодексу, организация вправе потратить на представительские расходы не более 4% от той суммы, которая идет на оплату труда всему персоналу организации. В нее входят и затраты на оплату отпуска, и приобретение спецодежды - все затраты, которые приходятся на сотрудников.