Вам понадобится
  • - реквизиты вашей компании;
  • - реквизиты компании адресата.
Инструкция
1
Если вы пишете письмо-подтверждение от лица компании или организации, делайте это на фирменном бланке. В шапке документа должны быть указаны наименование вашей фирмы, ее юридический адрес, основной государственный регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные телефоны, иногда указывается сайт и электронный адрес компании. Вся эта информация должны быть расположена в верхнем левом углу листа формата А4. Если письмо направляется от частного лица, напишите свои фамилию, имя, отчество, адрес постоянного места жительства и контактные данные.
2
Напротив данных отправителя, справа, напишите данные адресата: наименование организации, почтовый адрес, должность и фамилию, имя, отчество человека, которому лично должно быть вручено это письмо-подтверждение.
3
Ниже слева укажите дату составления документа и его порядковый исходящий номер. Далее посередине напишите название письма, в котором должна быть отражена его суть и содержание вопроса. Например, «Подтверждение получения приглашения на семинар».
4
Далее напишите сам текст письма. Он должен быт лаконичным, конкретным, без лишних слов и эмоций. Ваша цель просто дать понять адресату, что его предложение либо принято, либо просто не осталось без внимания. Вы не обязаны своим письмом соглашаться с предложением, но можете проявить внимание и уважение, даже если даете отказ в чем-либо, самое главное – это обратная реакция для сохранения отношений. Вы можете просто подтвердить получение приглашения на какое-либо мероприятие или получение той или иной информации. В тексте письма обращайтесь к адресату по имени отчеству.
5
Письмо должно быть распечатано в двух экземплярах и подписано руководителем организации или отправителем, если у него есть на это право. Один экземпляр остается у вас, второй направляется адресату.