Как написать уточнения к письму

Нередко случается так, что уже отправленное письмо не содержит в себе полной или понятной адресату информации, и в этом случае приходится отсылать письмо-уточнение.

Инструкция

1. Сверьте информацию, содержащуюся в тексте уже отправленного письма, со сведениями источника. В случае, если вы нашли какие-то неточности (нередко это случается при указании номеров счетов, сведений о документах и т.п.), вам придется направить адресату и письмо-уточнение. Такое письмо следует написать и в том случае, если вы обнаружили неполноту представленной информации или решили, что источник, на который вы ссылались, не слишком надежен (такое иногда случается в ходе дружеской и деловой переписки преподавателей, ученых и т.д.).
2. Начните письмо с обращения к адресату. В зависимости от того, пишете ли вы письмо на имя руководителя организации, коллеги или частного лица, обращайтесь по имени-отчеству или только по имени. В официальной переписке предъявляются особые требования к переписке: все письма рассылаются только на фирменных бланках с логотипом организации и составляются в соответствии с установленной формой.
3. Если в связи с отправленным ранее письмом у адресата возникли какие-то неудобства, обязательно извинитесь. Например, используя стандартные формы: «Приносим свои извинения за то, что…» или «Разрешите извиниться перед Вами за то, что». Укажите причину извинений. Если вы направляете письмо коллеге или другу, извинения можно, по желанию, опустить.
4. Обратите внимание, что характерной особенностью такого письма является четкое указание на то, что оно является дополнением к предыдущему посланию. Если это официальное обращение, обязательно укажите дату, регистрационный номер и приведите краткое описание предыдущего письма. В случае неофициальной переписки достаточно будет указать дату.
5. Перечислите по пунктам все возможные уточнения со ссылкой на достоверные источники. При необходимости приложите к письму заверенные копии нужных документов или заключения влиятельных экспертов.
6. В заключении выразите надежду на то, что ваше сотрудничество не прекратится в связи с возникшими недоразумениями, и возьмите на себя ответственность за возможные сбои в работе организации-адресата по причине недостоверной информации, предоставленной вами ранее. В частной переписке попросите прислать вам комментарии к уточненным вами данным.
7. Завизируйте письмо у руководителя организации, поставьте печать, укажите дату. В письме коллеге или другу будет достаточно, если вы укажете дату и имя.