Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу

При приеме на работу важно знать, какие документы обязательны для правильного оформления будущего сотрудника. В Трудовом кодексе четко прописан основной список, все иные документы требовать запрещено. Расширенный список документов может быть потребован при приеме на работу государственных и муниципальных служащих, что прописана в соответствующих указах и постановлениях.

Каждый поступающий на работу должен иметь:

- паспорт, а также другие документы, удостоверяющий личность. Такими документами может выступать заграничный паспорт (если оформляется иностранный работник) или удостоверение беженца;

- трудовую книжку, кроме поступающих на работу впервые, а также совместителей (в том числе выписка из трудовой книжки в электронном виде);

- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонального) учета, в том числе в форме электронного документооборота. Это может быть карточка СНИЛС, так и электронный документ по форме АДИ-РЕГ;

- документы воинского учета: приписное свидетельство у призывников и военный билет у военнообязанных;

-документ об образовании и (или) квалификации, или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующих специальных знаний или специальной подготовки). Такими документами могут аттестат о среднем образовании, диплом о средне-профессиональном или средне-специальном, а также высшем образовании, дипломы о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.  Если в документе об образовании указана иная фамилия, то дополнительно прилагается свидетельство о вступлении в брак или документ о перемене имени;

При определенных сферах деятельности организации требуются следующие документы:

-справка о наличии или отсутствии судимостии (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (если по законодательству такие лица не допускаются к данной сфере деятельности). Наличие такой справки прописывается в Приказе МВД № 1121 от 07.11.11 г.;

- справка, в которой содержится информация , что лицо не подвергалось административному наказанию за потребление наркотических и психотропных веществ без назначения врача (если такая справка требуется законодательно для данного вида деятельности). Информацию об этой справке можно найти в Приказе МВД № 665 от 24.10.16 г.  

Что же делать, если не все документы у сотрудника в наличии?

Согласно закону, отказать в работе из-за отсутствия трудовой книжки и военного билета нельзя.

Если трудовая книжка отсутствует (в том числе в виде выписки в электронном виде), то работник должен сделать запрос на оформление дубликата по последнему месту работы. При невозможности или нежелании будущего работника это делать – оформляется новая трудовая книжка без предыдущих записей на своем бланке.

При отсутствии военного билета (для военнообязанных), необходимо разъяснить гражданину его обязанность явиться в военкомат по месту жительства или месту временной регистрации за получением документа воинского учета, а также обязательно получить от него расписку, что ему разъяснен порядок обращения. Если сотрудник уклонялся от прохождения военной службы, то у него на руках должна быть справка вместо военного билета. Если военный билет находится на переоформлении, предоставляется временное удостоверение, подтверждающее этот факт.

При оформлении военнообязанного гражданина без военного билета следует обязательно направить в военкомат по месту жительства или временной регистрации информацию, что принимаете на работу этого гражданина и ему разъяснена информация о том, что он должен явиться в военкомат.

Что еще надо учесть при оформлении документов?

При оформлении сотрудника на работу также следует проверить необходимость направления на предварительный медицинский осмотр (согласно приказу Минздравсоцразвития России № 302Н от 12.04.2011 г.). Предварительный медицинский осмотр оплачивает работодатель. После получения направление на медицинский осмотр, будущий сотрудник обязан пройти его до заключения трудового договора.