Как закрыть подотчет

Любое предприятие время от времени оформляет денежные средства в подотчет. Это необходимо для решения хозяйственно-производственных и административных вопросов, на оплату служебных командировок или покупку материальных ценностей. Закрытие подотчета является достаточно кропотливым процессом, так как требует внимательности и следования установленным правилам, чтобы не потерять определенные суммы в бухгалтерском учете.

Вам понадобится

• - авансовый отчет;
• - расходный и приходный кассовый ордер.

Инструкция

1. Издайте приказ по предприятию о выдаче подотчетных средств и оформите расходный кассовый ордер на выдачу данной суммы с указанием ее назначения. Проведите данную операцию в бухгалтерском учете открытием кредита по счета 50 «Касса» и дебета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
2. Составьте авансовый отчет, в котором укажите потраченную сумму подотчета и информацию о растрате. Подтвердите данные сведенья соответствующими счетами, квитанциями, расписками или иными документами, которые по законодательству могут быть приняты к учету в бухгалтерии.
3. Спишите подотчетную сумму, которая была потрачена, на кредит счета 71. В корреспонденции с ним указывается счет, который соответствует назначению израсходованного подотчета. Материальные ценности отмечаются на счете 10 «Материалы», продукция других предприятий - на счете 41 «Товар». Если расходы относятся к командировочным или представительским затратам, то используется счет 26 «Общехозяйственные расходы». В некоторых случая подотчетному лицу может быть поручено расплатиться с поставщиками по предоставленным услугам. Для отражения данной операции используется счет 60 «Расчеты с поставщиками».
4. Закройте подотчет внесением в кассу остатка по подотчетным суммам. Для этого оформите приходный кассовый ордер, после чего сформируйте бухгалтерскую запись, в которой дебет счета 50 находится в корреспонденции со счетом 71. Если подотчетное лицо не произвело возврат остатка, то сумма списывается на дебет счета 94 «Недостачи от порчи ценностей». После этого сумма переносится на дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда» в счет заработной платы подотчетного работника. Если невозможно возместить недостачу по подотчету, то данная сумма списывается на счет 91.2 «Прочие расходы».