Инструкция
1
Все поступления и выдача наличных денежных средств должны осуществляться через кассу организации. Как правило, эти операции оформляет кассир или главный бухгалтер. Для учета движений по кассе используйте такие документы, как расчетный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, кассовая книга, отчет кассира и авансовый отчет.
2
Чтобы выдать денежные средства под отчет, вы, как руководитель организации, должны оформить приказ. В этом распорядительном документе укажите, кому из сотрудников необходимо выплатить наличные, на какие цели и в каком размере.
3
Приказ передается в кассу. На основании его сверьте сумму денежных средств, находящихся в кассе, и указанную в приказе. В том случае, если денежных средств недостаточно, снимите наличные с расчетного счета, используя чековую книжку. В бухгалтерском учете отразите это следующим образом: Д50 К51 – поступили денежные средства с расчетного счета в кассу организации. Учтите, что сумма остатка наличных в кассе на конец рабочего дня не должна превышать лимит.
4
После этого выдайте сотруднику сумму, которая указана в приказе. Оформите выдачу расчетным кассовым ордером. Обязательно укажите в нем ФИО сотрудника, его паспортные данные. В данном документе он должен поставить свою подпись, означающую получение денег. Также составьте отчет кассира и вкладной лист кассовой книги. В бухгалтерском учете отразите это следующим образом: Д71 К50 – выданы денежные средства под отчет.
5
В том случае, если вы являетесь сотрудником, и хотите взять некую денежную сумму подотчет на нужды организации, обратитесь к руководителю организации. Поясните цель и назначение данной суммы, например, для покупки канцелярских товаров. После утвердительного ответа дождитесь оформление приказа, и идите в кассу, взяв с собой паспорт. Помните, что за все суммы, взятые подотчет, необходимо отчитаться.