Обособленное подразделение (ОП) – это любое подразделение юридического лица, адрес которого отличается от его адреса, указанного в ЕГРЮЛ. Законодательство отдельно выделяет такие разновидности ОП, как представительства и филиалы. Особенность филиала состоит в том, что он уполномочен осуществлять все функции организации или значительную их часть. У представительства же функция одна – представлять и защищать интересы юрлица. Все остальные обособленные подразделения считаются «обычными» и могут быть созданы с самыми разными целями. Отдельным юридическим лицом ОП любого вида не является.

Сведения об открытии представительства или филиала нужно внести в ЕГРЮЛ, в других случаях достаточно сообщить в ИФНС. Постановку на учет представительства или филиала налоговая инспекция осуществит сама после внесения изменений в реестр.

Понятие обособленного подразделения, согласно Налоговому кодексу РФ, может применяться только к организациям. Индивидуальному предпринимателю нет необходимости регистрировать ОП, даже если его бизнес территориально разбросан.

Признаки обособленного подразделения

Как разъясняет в своих письмах Минфин, уведомлять о создании обособленного подразделения необходимо в том случае, когда одновременно выполняются четыре условия:

  1. На новой точке есть все необходимое для немедленного начала работы хотя бы одного сотрудника, то есть имеется оборудованное рабочее место.
  2. Предполагается, что это рабочее место просуществует не меньше месяца. При этом неважно, постоянно ли там находится работник или приезжает время от времени.
  3. Организация контролирует помещение или территорию, где находится новое рабочее место, они не должны принадлежать другому лицу. Например, квартира, хозяин которой нанял уборщицу в агентстве, не становится его обособленным подразделением только на этом основании.
  4. В подразделении фактически начата деятельность, то есть сотрудник организации приступил к работе. Из этого также следует, что если на оборудованной точке трудятся чужие работники (например, помещение сдано в аренду), то она не будет являться ОП арендодателя.

Если эти четыре признака налицо, точка будет признана обособленным подразделением, даже если в учредительных или каких-либо иных документах организации его создание не зафиксировано.

Постановка обособленного подразделения на учет

О факте создания обособленного подразделения организации нужно сообщить в ИФНС, подав заявление по форме № С-09-3-1 в течение тридцати дней. Эту форму, как и остальные, о которых будет речь, можно взять в любой справочно-правовой системе или в интернете. Обычно заявление подается в инспекцию по месту нахождения ОП, но если у юрлица открыто несколько таких подразделений в одном городе, их все можно поставить на учет в одной налоговой. При этом, кроме заявления о регистрации ОП, нужно предоставить уведомление о выборе инспекции.

Если организация забудет или не посчитает нужным зарегистрировать обособленное подразделение, ей угрожает штраф в размере 10 тыс. р., и еще не менее 40 тыс. – за ведение деятельности без постановки на учет, поэтому юрлицам следует быть внимательными при расширении своей деятельности, чтобы не создать ОП случайно, не посчитав за таковое, например, склад, куда приезжают работать грузчики.

Если по ходу деятельности у обособленного подразделения изменился адрес, об этом тоже должно быть сообщено. Для этого используется та же самая форма № С-09-3-1, и направить ее нужно в течение трех рабочих дней со дня смены адреса, указанной в приказе руководителя. Сообщение подается в ИФНС, в которой числится на учете головная организация.

Если переезжает не обычное ОП, а представительство или филиал, то, как и при их открытии, сведения об этом должны быть переданы в ЕГРЮЛ. Оповещать налоговиков не нужно.

Постановка на учет в ФСС и ПФР

Если обособленное подразделение имеет расчетный счет в банке и выплачивает работникам денежные средства, то оно, помимо налоговой инспекции, должно встать на учет в фонде социального страхования и пенсионном фонде. На это отводится также тридцать дней.

Для постановки обособленного подразделения на учет в ФСС организации необходимо предоставить фонду три документа:

  1. Заявление о регистрации по форме, утвержденной приказом Минтруда от 25.10.2013 г. № 576н.
  2. Документ, подтверждающий выплаты физическим лицам.
  3. Справку из банка об открытии счета.

Для постановки на учет в пенсионном фонде организация подает в свою налоговую сообщение о том, что ОП наделено правом выплачивать деньги физлицам. Форма такого сообщения утверждена приказом ФНС России от 10.01.2017 г. № ММВ-7-14/4@. Налоговая инспекция сама передаст в ПФР необходимые сведения.

Страховые взносы такое подразделение уплачивает самостоятельно и сдает по ним расчет таким же образом, что и головная организация.

Если состоящее на учете в ФСС обособленное подразделение переезжает на новое место, нужно предоставить в прежнее отделение ФСС заявление о регистрации по новому месту нахождения. На это отводится пятнадцать рабочих дней. В пенсионный фонд сообщать о смене адреса необходимости нет.

Уплата налогов по обособленному подразделению

Налог на доходы физических лиц в отношении тех сотрудников, которые считаются работниками обособленного подразделения, уплачивается в его ИФНС, даже если трудовой договор у них заключен с головной организацией. Если же речь идет о договоре гражданско-правового характера, то значение, наоборот, имеет то, был ли он заключен именно с ОП. Если да, то НДФЛ уплачивается по месту его учета.

По месту нахождения обособленного подразделения также нужно платить:

  1. Налог на прибыль - в той ее части, которая приходится на ОП. Эта доля прибыли рассчитывается исходя из остаточной стоимости амортизируемого имущества ОП и расходов на заработную плату его сотрудников (или их среднесписочной численности).
  2. Налог на движимое имущество - в отношении принадлежащих подразделению основных средств.
  3. Транспортный налог - в отношении автомобилей, зарегистрированных на ОП.

Что касается налога на добавленную стоимость или налога при УСН, то вся сумма уплачивается в ИФНС головной организации, в том числе по операциям обособленного подразделения.

Согласно Налоговому кодексу, упрощенную систему налогообложения нельзя применять организациям, у которых есть филиал. Наличие представительства или обычного ОП применению упрощенки не мешает.

Обособленное подразделение может уплачивать приходящиеся на него налоги самостоятельно, если у него есть счет в банке и соответствующие полномочия. Если расчетного счета у ОП нет, организация тем не менее может выдать ему право сдавать отчетность, а налоги платить сама.

Бухгалтерский учет ОП

Вести бухучет при наличии обособленного подразделения организация может двумя способами: выделить ОП на отдельный баланс или не выделять. В первом случае подразделение имеет право самостоятельно вести учет операций и должно регулярно передавать в головную организацию отчет с показателями своей деятельности. Какие именно это будут показатели, решает головная организация. Этот отчет является внутренним документом, сдавать его никуда не нужно. Организация также может доверить ОП только часть операций, а остальное оставить себе.

Во втором случае (без выделения на отдельный баланс) всю бухгалтерию ведет головная организация, заведя для этого специальные субсчета, а ОП просто передает туда первичные документы.

Выбранный способ ведения бухгалтерского учета со всеми подробностями – сроками передачи документов, перечнем показателей, указываемых в отчете, и т.д. – необходимо отразить в учетной политике организации.

Закрытие обособленного подразделения

Если обособленное подразделение перестанет быть нужным и его будет решено закрыть, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. После этого в трехдневный срок в ИФНС подается уведомление по форме № С-09-3-2. В пенсионный фонд и фонд социального страхования сообщать о закрытии не нужно. Филиал или представительство ликвидируются путем подачи сведений в ЕГРЮЛ.

Если ОП не успело уплатить налоги до своего закрытия, делать это нужно будет уже ту налоговую, где стоит на учете головная организация. Страховые взносы в любом случае уплачиваются по месту нахождения обособленного подразделения.