Вся учетная документация составляется на унифицированных формах, то есть на бланках, которые установлены законодательством. В том случае, если форма не предусмотрена вышестоящими инстанциями, документы оформляются в произвольном виде. Учетные документы обязательно должны содержать наименование, дату составления, реквизиты организации, содержание операции, наименование должностей сотрудников и их подписи.
Суть учетных документов состоит в отражении всех хозяйственных операций, осуществляемых организацией, а также в упрощении ведения налогового и бухгалтерского учета. Вся информация, которая содержится в учетных документах, должна быть достоверной и понятной. Например, если вы оформляете бухгалтерскую справку, то содержание операции не следует писать слишком завуалированно, достаточно ясно и понятно изложить ее суть.
Документы должен оформлять руководитель либо лицо, которое утверждено приказом директора. Составляются учетные документы в тот день, когда была совершенна операция или же после ее завершения. Например, в начале месяца осуществляется расход горючего, причем это делается в течение каждого дня на протяжении тридцати дней. Бухгалтер может рассчитать расход ГСМ в первый день следующего месяца и составить бухгалтерскую справку.
Внесение каких-либо изменений в документы не допускается. В том случае, если вы заметили ошибку, вы должны издать распоряжение о внесении исправлений. После чего составить другой документ, который в последующем необходимо подкрепить к предыдущему.
Учетные документы можно оформить как на бумажном носителе, так и на электронном. Но если вы используете последний способ, то в случае необходимости вы должны распечатать копию, так как она необходима для предоставления в государственные инстанции, например, в налоговую инспекцию.
