Подготовка к деловым переговорам: что нужно знать и сделать заранее
Подготовка к важной встрече занимает у опытного менеджера едва ли не больше времени, чем сами переговоры. Чтобы правильно вести беседу и заинтересовать потенциальных партнеров и клиентов, нужно не только хорошо знать, чем занимается собственная фирма. Очень важно изучить и компанию партнера или клиента. Нужно выяснить, чем занимается предприятие, какой продукт производит, сколько имеет брендов. В деловой беседе все это очень важно.
Перед важными переговорами необходимо подготовить брендбук - небольшой буклет, красочно повествующий обо всем, чем занимается организация. Там не должно быть много текста - только самая необходимая информация. Лучше добавить побольше картинок - фотографий производимого продукта, графиков роста прибыли и т.д. Буклет нужен для наглядности, а основной объем информации лучше озвучить на словах.
Кроме брендбука можно показать собеседникам краткий фильм о компании и предложить презентацию, в которой будут представлены основные плюсы сотрудничества. После переговоров все материалы лучше передать партнерам или клиентам в электронном виде, чтобы они могли еще раз ознакомиться с ними у себя в офисе и более грамотно представить руководству предмет переговоров.
Проведение переговоров: к чему быть готовым
Если подготовка к деловой встрече была проведена правильно и в нужном объеме, неожиданностей на переговорах, скорее всего, не возникнет. Однако стоит подготовиться к тому, что потенциальные клиенты и партнеры будут задавать не совсем удобные вопросы. Например, по поводу сотрудничества с другими компаниями общего с ними профиля. В этом случае лучше ограничиться общими фразами. Деловая информация, рассказанная о конкурентах, может повредить не только их бизнесу, но и родной компании. Потерять клиентов и партнеров из-за чрезмерной словоохотливости очень легко.
Если деловая встреча проходит на территории компании, первой представляется принимающая сторона. Затем - приехавшие на переговоры гости. После это стоит предложить чай или кофе, раздать заранее подготовленные материалы и приступать к обсуждению предмета встречи. Первый этап - знакомство с компанией, ее услугами и продуктами - не нужно затягивать. 10-15 минут достаточно. После этого, если у гостей нет вопросов, можно переходить непосредственно к информации о возможных вариантах сотрудничества.
Если переговоры затянулись, через час-полтора лучше сделать перерыв. Предложить собеседникам напитки и легкие закуски. Через 10-15 минут можно продолжать переговоры.
Если становится понятно, что гости пока не слишком заинтересованы в сотрудничестве, попросите их рассказать, каким бы они видели идеальное партнерство. После этого постарайтесь представить компанию именно в том свете, который наиболее выгоден для собеседников. Диалог - важная составляющая успешных переговоров. Партнеры и клиенты не должны ощущать, что все уже решено. Им нужно показать, что их мнение крайне важно и очень значимо для успешного сотрудничества.
Если переговоры затягиваются, но так ни к чему не приводят, назначьте еще одну встречу через неделю-полторы. Скорее всего, собеседники не имеют право принимать самостоятельное решение, им нужно посоветоваться с руководством. А в следующий раз постарайтесь добиться того, чтобы на переговоры приезжали не только менеджеры, но и руководящий сотрудник, имеющий право сказать окончательное «да» или «нет».
Анализ переговоров
Во время переговоров в блокноте нужно помечать, какие тезисы вызвали наиболее яркую реакцию собеседников - как положительную, так и отрицательную. Это поможет проанализировать, на чем сделать акцент во время следующей встречи, и как дальше строить сотрудничество с максимальной выгодой для обеих компаний. Таким образом можно сэкономить драгоценное время, не предлагая клиенту и партнеру совершенно неинтересную для них деятельность и акцентируя их внимание на том, что объемы продуктивного сотрудничества могут быть увеличены и принести несомненную пользу.
