Характеристика event-специалиста
Для того чтобы стать специалистом по проведению мероприятий, важно знать, какие они бывают, чем отличаются друг от друга и как их проводить. Для этого нужно иметь теоретическую базу и практические навыки.
Теорию можно изучить, прочитав специальную литературу по данному вопросу. Книг на тему проведения мероприятий не так много, но найти их можно.
Из отечественных учебников это могут быть А. Шумович «Великолепные мероприятия» и «Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий», О. Гойхман «Организация и проведение мероприятий», Г. Тульчинский «Менеджмент специальных мероприятий в сфере культуры». Из зарубежных авторов стоит ознакомиться с работами С. Лемер «Искусство организации мероприятий» и У. Хальцбаура «Event-менеджмент».
Практические навыки заключаются в умении человека организовать свою работу. Для создания хорошего и запоминающегося мероприятия специалист должен трезво оценивать свои силы и возможности воплощения задумки в жизнь. Для этого он должен уметь планировать свою деятельность и деятельность помощников. Понимание того, кто и с какой задачей справится лучше – один из шагов к успешной организации события. Второй ключевой фактор – креативность. Идеи, предложенные специалистом должны быть выполнимы и интересны людям, для которых они создаются.
Поэтому еvent-менеджер должен являться творческой личностью с адекватным чувством юмора, активной жизненной позицией, способный организовать себя и других.
Основной алгоритм организации мероприятия
Существует огромное количество различных мероприятий. Они могут иметь большие и малые масштабы, могут касаться как всей страны так и отдельных семей. Самой большой группой событий являются мероприятия для привлечения внимания к компании и к ее деятельности. Несмотря на все их разнообразие, есть общие организационные моменты. Они сводятся к 6 основным пунктам.
1. Принятие решения о мероприятии: по какому поводу оно будет? Каких масштабов? Где и когда оно будет проходить? Выбор формата мероприятия, в соответствии с этим.
2. Определение целевой аудитории мероприятия: кто и почему должен посетить его?
3. Написание сценария для события.
4. Составление бюджета (при ограниченных средствах может быть обратный подход – составление сценария исходя из бюджета).
5. Подбор персонала.
6. Приглашение людей к участию в мероприятии. Существуют различные способы сделать это: директ-мэйл, реклама, анонс в СМИ – выбор средства зависит от формата и масштабов события.
Мероприятия для отдельных семей также очень популярны. Основные события из этой категории - дни рождения и свадьбы. К ним нужен немного другой подход, нежели к мероприятиям для организаций.
Дату, время, место, кого приглашать и бюджет события определяет сам заказчик. В работу специалиста входит создание сценария и, возможно, подбор актеров и фотографов. Лучше иметь в запасе несколько различных сценариев, которые можно предложить заказчику. Хорошо иметь базу, либо несколько знакомых фотографов и актеров, на которых в случае чего можно положиться.
Если человек не знает, как именно хочет провести свой праздник, можно предложить ему уже готовый сюжет, либо с помощью наводящих вопросов придумать концепцию вместе с ним.
