Как работать с номенклатурой

Номенклатура представляет собой приведенный в систему список всех дел, составляющих архив и вновь открытых в конкретной организации. В ней обязательно указываются индекс дела, наименование, установленные сроки его хранения.

Разновидности номенклатуры

В делопроизводстве существует три основных разновидностей номенклатуры: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая устанавливается федеральным законом и служит образцом для составления номенклатуры в организациях одного типа. Примерная номенклатура не включает в себя строго нормированное количество дел. Она содержит список рекомендованных для открытия дел с проставлением их индексов. Указанные выше разновидности номенклатуры составляются в государственных и муниципальных организациях и учреждениях. Сотрудниками же частных организаций на основании уставных документов, видов отчетности, планов работы и т.д. разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. Она включает в себя весь объем сформированных дел предприятия.

Порядок составления номенклатуры

Ежегодно на базе старой составляется новая номенклатура дел. При этом все документы подлежат пересмотру. Важной составляющей номенклатуры является срок хранения дела. На этой основе выделяются дела временного, длительного и постоянного хранения. Срок дел временного хранения составляет менее десяти лет, длительного хранения - более десяти лет. В отношении документов с истекшим сроком хранения составляется опись, в которой указывается порядковый номер документа, наименование, год создания, количество листов и иные сведения в прямо предусмотренных случаях. После того как опись составлена, эти документы подлежат уничтожению.

Структурно номенклатура представлена разделами, подразделами. Однако данное деление характерно для государственных организаций и учреждений. В частных организациях данное деление носит условный характер и скорее выделяет основные направления их деятельности, нежели отражает отношения власти и подчинения.

Номенклатурная таблица состоит из пяти граф: в первую вносится индекс дела, во вторую – наименование дела, в третью – количество страниц (указывается в конце текущего года), в четвертую – установленный нормативно-правовыми актами срок хранения, в пятую – примечания относительно открытия дела, включения в опись с целью уничтожения и т.д.

Дело длительного и постоянного хранения, включенное в номенклатуру, должно составлять не более двухсот пятидесяти страниц. Если же количество станиц превышает норму, дело целесообразно разделить на два и более.

Составленная номенклатура дел должна быть согласована с архивным отделом и подписана руководителем организации.