Как работать с первичными документами

Ежедневно в организации происходят определенные хозяйственные операции и процессы: приобретение и расходование ресурсов, отгрузка продукции, расчеты с покупателями, финансовыми организациями, поставщиками и т.п. Все эти операции должны в обязательном порядке отражаться в первичных документах.

Инструкция

1. Первичным называют документ, регистрирующий факт совершения хозяйственной операции. Для большинства учетных документов существуют типовые бланки. В отдельных случаях в организации может быть разработан свой бланк для регистрации некоторых хозяйственных операций. К учету могут быть приняты только те документы, которые содержат все необходимые реквизиты. К таким реквизитам относят:
   - наименование первичного документа;
   - наименование организации, которая составила этот документ;
   - наименование и реквизиты сторон, участвующих в операции;
   - дата составления документа;
   - наименование и содержание хозяйственной операции;
   - перечень должностных лиц, ответственных за хозяйственную операцию;
   - подписи ответственных лиц.
   Первичные документы необходимо составлять в момент совершения операции или сразу же после ее окончания.
2. Все документы, с которыми имеет дело бухгалтер, можно подразделить на две группы: внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие от различных контрагентов организации. Контрагентами могут выступать финансовые организации, покупатели и поставщики, государственные органы и банки, налоговые органы. При получении любого документа необходимо, прежде всего, определить, является ли этот документ бухгалтерским, содержит ли он информация о хозяйственной операции. Далее следует проверить реквизиты, наличие подписей и печати. Необходимо также тщательно проверить содержание хозяйственной операции, а также определить период, к которому относится полученный учетный документ.
3. Внутренние первичные учетные документы составляются в самой организации. Такие документы могут быть распорядительными и исполнительными. Распорядительные документы содержат приказы, указания и распоряжения о необходимости выполнении определенных хозяйственных операций. Исполнительные или оправдательные регистрируют факт совершения операции. Часто один первичный документ может являться одновременно распорядительным и исполнительным. Для систематизации учетных записей на основании распорядительных и исполнительных документов составляются документы бухгалтерского оформления.
4. Первичным называют документ, регистрирующий факт совершения хозяйственной операции. Для большинства учетных документов Работа с первичными документами регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим законом нельзя исправлять кассовые и банковские документы, во всем остальные документы можно вносить поправки.
5. Для работы с первичными документами в организации формируется график документооборота. Такой график необходим для определения сроков движения документов внутри организации и для определения исполнителей хозяйственной операции.