Что должен уметь хороший секретарь

Секретарем называют офисного работника, в обязанности которого входит прием телефонных звонков, умение работать с компьютером, общение с людьми, ведение деловой документации и многое другое. О профессии секретаря существует много мифов – но что же в действительности представляет из себя хороший секретарь?

Базовые навыки

Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником.

Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам.

Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.

Особенности профессии

Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.

Часто секретарей-референтов называют серыми кардиналами, поскольку они способны незримо влиять на работу компании и решения начальника.

Чаще всего секретарями становятся женщины, поскольку в эмоциональном плане они более гибкие и выносливые. Кроме этого, они более чуткие – улавливание настроения начальника и коллектива очень помогает в работе. Если секретарь достаточно умен и профессионален, руководитель может обращаться к нему за советами и прислушиваться к ним. Именно секретарь может облегчить работу начальника, хорошо организовав его рабочее место и вовремя донести необходимую ему информацию. При этом у секретарей нет карьерного роста, поскольку хороший помощник руководителя ценится на вес золота. Однако в результате секретарь приобретает неоценимый опыт и знание деловых процессов, что в будущем может помочь ему начать карьеру в другой профессии.