Инструкция
1
Как и любое массовое мероприятие, опен-эйр необходимо согласовать с местными властями. Территория леса принадлежит какому-либо городу или району. Вам нужно обратиться в администрацию. Если лес находится в заповеднике, провести там фестиваль вам не дадут. Также могут быть свои сложности в пожароопасный период, то есть летом. В это время вход в лес может быть попросту запрещен. Так что территорию проведения опен-эйра необходимо тщательно обдумать и заранее согласовать ее. Кроме того, придется уточнить количество посетителей, на которое вы рассчитываете. Если власти «дадут добро», то участок нужно будет подготовить: защитить его от пожаров, установить сцену, обеспечить подъездные пути, медицинское обслуживание, безопасность и т.п.
2
Если вы хотите сделать коммерческий фестиваль с платным входом, вам необходимо зарегистрировать юридическое лицо или хотя бы ИП (индивидуальный предприниматель). Соответственно, придется заплатить налоги с вашего дохода. Поэтому для первого раза лучше всего попробовать выиграть грант и организовать некоммерческое мероприятие для всех желающих.
3
Вы должны позаботиться об участниках опен-эйра. Нужно продумать, кого вы пригласите на фестиваль. Если музыканты будут неизвестные, начинающие, есть риск, что мероприятие окажется провальным. С другой стороны, популярные исполнители запросят большой гонорар. Если ваш бюджет не рассчитан на гонорар музыкантам, попробуйте договориться с местными командами - многие согласятся выступить добровольно, потому что им нужна реклама.
4
У каждой группы есть свой технический райдер, т.е. список необходимой им аппаратуры и дополнительных условий. Узнайте райдер участников заранее. В соответствии с ним найдите музыкальную аппаратуру. Ее можно арендовать в музыкальных магазинах, агентствах событий. В случаях, если не требуется особо мощный аппарат, можно попробовать договориться с репетиционными базами, возможно, они согласятся предоставить технику бесплатно за возможность выступать в качестве партнера фестиваля.
5
Учтите, что вам также придется везти в лес генератор электрического тока. Он должен быть достаточно мощным, чтобы «потянуть» весь аппарат, а также освящение площадки фестиваля. Генератор устанавливается заранее - вкопайте столбы с прожекторами и т.п. Кроме того, предусмотрите защиту проводов. Чтобы об них не спотыкались, вкопайте их в землю. Участников и гостей площадки необходимо обеспечить водой, установить достаточное количество биотуалетов. Если территория находится далеко от города, организуйте централизованную доставку людей на транспорте.
6
Реклама - важный пункт организации любого события. Запланируйте часть своего бюджета на печать и расклейку афиш. Активно распространяйте информацию о вашем опен-эйре в социальных сетях, тем более что это можно сделать бесплатно. Напечатайте листовки и распространите их по музыкальным клубам, торговым центрам. Если ваш первый фестиваль пройдет успешно, то на второй вы уже сможете найти хороших спонсоров и не испытывать особых проблем с финансированием.