Как сшить документы

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы, отправленные на тендер или в архив, не были возвращены на дальнейшее оформление и перешивание.

Инструкция

1. Для обеспечения сохранности документов после прошивки, а также для того чтобы они хранились в правильном порядке, все листы кроме описи должны быть пронумерованы. Документы подшиваются в хронологическом или алфавитном порядке. Конверты с вложенными листами нумеруются раньше вложенных листов. Пустые листы исключаются из дела и уничтожаются, не нумеруясь.
2. Нумеруйте листы дела простым карандашом сверху вниз, оставляя номера в верхнем правом углу каждого листа, не затрагивая текст. Фотографии и графические материалы нумеруйте на обратной стороне в левом верхнем углу.
3. Если в документах встречаются какие-то карты, склеенные из нескольких листов, нумеруйте их как один лист, указывая число листов в склейке. В конце нумерации составьте заверительную надпись на отдельном листе. Укажите в ней количество листов и особенности отдельных документов, а также их физическое состояние.
4. Кроме того, для подшитого комплекта документов нужно составить опись. Не нумеруйте листы описи. В описи напишите название документа, впишите дату составления описи, аннотацию, определяющую назначение комплекта документов, а также перечислите все документы, учитывая количество листов. В конце описи впишите имя, фамилию и отчество составителя.
5. Обложка каждого дела должна иметь размеры 229х324 мм. На первом и последнем листе дела наклейте перед прошивкой полосы тонкого картона. Через эти полосы пропускается шнур. Для оформления дела используйте силикатный клей.
6. На левом крае полей, не затрагивая текстовое поле, сделайте три отверстия шилом или дыроколом симметрично по всей высоте листа, на расстоянии 3 см друг от друга. Для прошивки используйте прошивные нитки или банковский шпагат, а также прошивочную иглу.
7. Прошивайте документ два раза, чтобы обеспечить прочность комплекта. Из центрального отверстия на обороте последнего листа вытяните концы нитки и свяжите их узлом. Наклейте на дело наклейку с заверительной надписью, опечатав его и закрыв узел.
8. Оставьте свободными концы нитей. На заверительной наклейке должна быть четкая и различимая подпись руководителя, а также печать организации.