Вам понадобится
  • - личные документы сотрудника;
  • - опись документов;
  • - папка для личного дела.
Инструкция
1
Приступите к оформлению личного дела на сотрудника сразу после его принятия на работу. Унифицированной формы составления дела не существует, поэтому вы можете разработать ее самостоятельно. Создайте копии паспорта сотрудника, пенсионного страхового свидетельства свидетельства ИНН и других личных документов, если нужно, например, медицинской справки и водительского удостоверения.
2
Оформите обложку для личного дела. Укажите наименование вашей организации в соответствии с учредительными документами, поставьте порядковый номер дела и дату его составления. Также можно написать срок действия трудового договора с сотрудником. Оставьте место для отметок об увольнении, переводе и т.д. По центру обложки расположите фамилию, имя и отчество работника полностью, его должность.
3
Первая страница личного дела должна содержать опись имеющихся в наличии документов сотрудника. Составлять опись лучше всего в электронном виде. Обязательно укажите ФИО уполномоченного сотрудника и дату составления описи. Информацию об имеющихся документах можно размещать в виде таблицы, отмечая номер каждого из них и делая необходимые пометки. Внизу описи должны стоять подписи составителя и сотрудника, на которого составляется личное дело. После списка приложите копии имеющихся документов. Далее следуют все относящиеся к рабочему процессу бумаги, например, приказ на отпуск, соглашения об изменениях в трудовом договоре и т.д.
4
Подшейте личное дело в папку-архив. Данные документы должны храниться у кадрового специалиста или директора фирмы под ограниченным доступом к данным. Получать какие-либо из документов в личном деле сотрудники могут по соглашению с руководителем и под личную расписку. При увольнении либо переводе работника личное дело переносится в специальный архив о бывших сотрудниках компании.