Инструкция
1
При работе с текстом, таблицами или другими объектами Office часто возникают ситуации, когда необходимо проделывать один и тот же набор действий. Это не только отнимает лишнее время, но и очень раздражает. К счастью, для решения этой проблемы существуют макросы.
2
Для создания макросов предназначена программная среда VBA, однако необязательно быть программистом и изучать Visual Basic for Application, чтобы научиться писать их. Для этого есть специально разработанные средства, которые по вашей команде создают код VBA, при этом не требуя от вас дополнительных знаний. Впрочем, освоить этот язык не так уж сложно.
3
Макросы создаются в приложениях средствами записи. При этом определенной комбинации клавиш присваивается нужная последовательность действий. Откройте приложение Office. Выделите фрагмент, который будете форматировать.
4
Выберите пункт меню «Сервис» -> «Макрос» -> «Начать запись» (в Office 2007 – «Вид» -> «Макросы» -> «Запись макроса»). В появившемся окне «Запись макроса» задайте имя нового макроса, по умолчанию оно стоит «Макрос1», но лучше дать ему название, особенно если макросов будет несколько. Максимальный размер поля имени – 255 знаков, не допускается использование символов точки и пробела.
5
Определитесь с выбором кнопки или комбинации клавиш, по которой ваш макрос будет работать в дальнейшем. Постарайтесь подобрать максимально удобный вариант, особенно если он предназначен для частого использования. Выберите соответствующий пункт поля «Назначить макрос»: «кнопку» или «клавишам».
6
Если вы выбрали «кнопку», откроется окно «Настройка быстрого выбора». При выборе «клавишам» достаточно просто ввести на клавиатуре комбинацию. Просмотрите «Текущие комбинации», чтобы избежать повторения. Нажмите «Назначить».
7
Макрос, созданный в Word и PowerPoint, будет действовать для всех документов в дальнейшем. Чтобы макрос в Excel был доступен для всех документов, сохраните его в файле personal.xls, который запускается автоматически при открытии приложения. Выполните команду «Окно» -> «Отобразить» и выделите в появившемся окне строчку с названием файла personal.xls.
8
Введите краткое описание макроса в поле «Описание». Нажмите ОК и вы вернетесь в свой документ, но теперь на курсоре мыши можете увидеть значок записи. Выполните форматирование выделенного текста последовательностью действий, которые хотите автоматизировать. Будьте очень внимательны и не делайте лишних действий, поскольку макрос запишет их все, и это отразится на времени его выполнения в будущем.
9
Выполните команду «Сервис» -> «Макрос» -> «Остановить запись». Вы создали объект VBA, не написав ни строчки кода самостоятельно. Однако если все же возникнет необходимость внести изменения вручную, войдите в объект через раздел «Макросы», команда «Изменить» или по сочетанию клавиш Alt+F8.