Инструкция
1
Для начала внимательно изучите вопросы, изложенные в письме контрагента. Подготовьте краткий вариант ответа по каждому из пунктов, если таковых в нем несколько. Теперь приступите к оформлению письма-ответа на запрос. Для этого возьмите фирменный бланк компании, с нанесенными на нем логотипом и реквизитами фирмы. Если такого не существует, наберите шапку письма, указав в ней необходимые сведения, вручную. Размещение реквизитов в письме очень ценно для вашего бизнес-партнера. Предлагая их в каждом сообщении, вы избавляете его от необходимости каждый раз разыскивать их в стопке бумаг или компьютерных файлах, а также от необходимости делать отдельный запрос по реквизитам при желании составить новый договор или оплатить счет.
2
В правом верхнем углу напишите реквизиты адресата письма. Здесь укажите наименование организации, должность автора запроса и его ФИО. Напротив, в левом углу выделите строчки для исходящего номера, который будет присвоен документу при регистрации, и даты. Наименование документа в таком случае не пишется. Начните сразу с обращения по имени и отчеству, после слова «Уважаемый». В содержательной части письма первыми словами будет «В ответ на ваше письмо сообщаем» (запрос, требование и т.д.). Далее распишите по пунктам все заготовленные ответы, придерживаясь такой порядковой нумерации, которая была в исходном письме.
3
В заключительной части выразите просьбу, пожелание или требования, не забывая придерживаться уважительного тона, делового стиля письма и следить за грамотностью. Завершите письмо словами «С уважением» и назовите свои ФИО, а также занимаемую должность. Кроме того, напишите здесь ваш телефон для связи и e-mail, если хотите получить ответное письмо или комментарии по поводу сказанного в письме.