Как правильно ставить задачи подчиненным

Любой руководитель мечтает о таких сотрудниках, которые с полуслова понимают свои задачи, сразу идут их выполнять и не бегают по пять раз на дню за уточнениями – что и как делать. Однако такие ситуации бывают в виде редких исключений. Как правило, руководитель должен позаботиться о точности и четкости каждого задания, если хочет, чтобы бизнес процветал.

При другом подходе к делу все будет разваливаться на глазах, потому что подчиненные не будут понимать, что им точно делать и когда делать, руководитель будет думать, что пора менять коллектив. А виной всему тривиальная причина – неправильная постановка задач.

Что такое идеальная задача

1.     Она должна быть внятно и однозначно сформулирована.

Если бросить менеджеру на ходу: «Позвони клиенту», - и  при этом ничего не объяснить, можете быть на 99% уверены, что он поймет вас неправильно. Или позвонит не тому, или скажет не то, что нужно было сказать. Потому что ваши подчиненные – не телепаты, и они не знают, что у вас в голове. У менеджера своих забот полон рот, и он обязательно что-нибудь перепутает. Поэтому дайте подробное задание, со всеми тонкостями и нюансами – тогда будет гарантия его выполнения.

В качестве интересного примера можно привести упражнение, которое точно убедит руководителя, насколько важно ставить задачи четко. Оно пригодится и в качестве небольшого тренинга с руководителями среднего звена.

Упражнение состоит в том, что ведущий описывает своими словами предмет, который собеседник никогда раньше не видел.

А потом собеседник рисует то, что представил по описанию. Рисунок будет настолько далек от реального предмета, что невозможно представить. Это нормально, потому что у каждого свои представления о разных вещах и понятиях. Даже слова «быстро» или «срочно» каждый воспринимает по-своему.

2.     Ограничение по времени – важный элемент в постановке задачи.

Каждый сотрудник имеет свои взгляды на приоритеты. И если не обозначить время, задание будет задвинуто на задний план. А потом он скажет, что ему «не сказали, что срочно».

При этом не стоит ставить крайние сроки – как  правило, они не выполняются. Берите себе запас в несколько дней, чтобы потом не было аврала. Гарантии, что все «пойдет как по маслу», никто не даст: или сотрудник не успеет к сроку, или его кто-то подведет. Поэтому обязательно нужно время для маневра, чтобы можно было все доделать или исправить.

3.     Задача должна быть измеримой

К примеру, если вы скажете сотрудникам, что «нужно увеличить продажи» – эту задачу можно измерить? Каждый должен понимать, на сколько показатели его работы должны увеличиться, чтобы поднялись общие продажи. И каков количественный показатель продаж на год, на месяц, на неделю, на день.

Если этого не сделать, какие-то усилия сотрудники приложат, на сколько-то уровень продаж повысится, они отчитаются, однако цифры будут не такими, как вы планировали. Поэтому важно их озвучить при постановке задачи, чтобы каждый четко понимал уровень личных вложенных усилий.

На этих трех китах держится взаимопонимание руководителя и подчиненного, и если они точно соблюдаются – бизнес развивается без рывков и торможений.