Общие правила деловой переписки
Письменная речь сильно отличается от устной, особенно это касается деловой переписки. Современные реалии таковы, что под письмом все чаще подразумевается сообщение на электронную почту, а не послание на бумаге.
Если речь идет о деловых переговорах с партнерами, о каких-либо сообщениях, касающихся рабочих моментов, электронная почта – лучший вариант для передачи информации. Однако написание пригласительных, благодарственных или поздравительных писем делается на бумаге.
Хорошим тоном считается использование качественной бумаги, а лучше фирменного бланка с эмблемой организации. Важные письма или приглашения на торжественные мероприятия лучше доставлять с курьером или заказным письмом. Послание на красивой качественной бумаге выглядит солидно и повышает рейтинг компании.
В деловой переписке важны корректность, грамотность и точность послания. Не допустима излишняя эмоциональность, фамильярность, оскорбительные замечания, а также пространность и неопределенность изложения.
Важно структурировать текст, правильно расставлять акценты и знаки препинания, чтобы получателю было предельно ясно, о чем именно идет речь в письме.
Что касается стилистики общения, лучше избегать витиеватых фраз, сложных многоуровневых предложений и лишних слов. Обилие профессиональных штампов в деловой переписке допустимо.
Для наглядности можно добавить в текст диаграммы, схемы или таблицы.
Недопустимо в деловой переписке использование смайликов и картинок. Обязательно перед отправкой нужно проверить текст на отсутствие ошибок и опечаток.
Правила оформления делового письма
Грамотно составленное деловое письмо обязательно должно иметь четкую структуру. Единого стандарта нет, но общие правила оформления существуют.
Деловое письмо состоит из «шапки», приветствия, содержания (основы), прощания, подписи и реквизитов организации-отправителя.
В «шапке» письма обычно указывается название организации, эмблема, адрес и контакты для связи (телефон, электронная почта, факс).
Также в шапке могут быть прописаны вид деятельности фирмы и фамилии руководителей.
Шапка чаще всего печатается по центру листа, иногда допускается ее расположение в верхнем углу.
В солидной компании должны быть свои фирменные бумажные бланки. Также бланки должны быть и у электронных писем, это придает организации солидность.
В приветственной части можно писать «Добрый день» или «Здравствуйте» если послание носит не строгий межличностный характер. В четком деловом письме, уведомлении или другой деловой документации будет уместнее сразу обратиться к адресату по имени отчеству.
Самым главным в деловой переписке является основное содержание письма – основа.
Данная часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой, именно в ней раскрывается цель обращения.
Причин обращения может быть несколько, соответственно, изложение каждого аспекта должно начинаться с отдельного абзаца. Структурирование основной части письма нужно для разграничения тем и лучшего понимания информации.
Примерами разбивки на абзацы могут служить следующие фразы: «просим вас», «сообщаем», «предлагаем к рассмотрению» и другие.
Стоит помнить, что внутри аспектов также существует своя структура.
Отправителю делового письма необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть основное его содержание и описать ожидаемый результат в случае положительного ответа.
В деловых письмах очень редко используются непосредственные речевые формулы. Главная задача заключительной фразы - это выражение уважения к адресату и обычная дань вежливости. Примеры заключительных фраз: «с наилучшими пожеланиями», «с уважением», «заранее благодарны за ваш ответ» и другие.
В конце письма должна стоять личная подпись. Обычно указываются фамилия, инициалы и должность отправителя, а также контактные номера телефонов.
В крупных компаниях практикуется электронная подпись. Это специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Электронная подпись не должна занимать больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.
Данная структура оформления также применима к рекламным, сопроводительным и благодарственным письмам, а также к извещениям, заявления, требованиям и предупреждениям.
При пересылке большого объема информации в теле письма пишется краткое сопровождение, а основной пакет оформляется отдельным вложением. Если вложение много «весит», стоит предупредить об этом получателя в сопроводительном письме в постскриптуме.
Ответ на деловое письмо
Согласно правилам делового этикета ответ на письмо не должен затягиваться на срок более чем двое - трое суток. Если для ответа требуется более долгий срок в силу ряда объективных причин, уведомите об этом отправителя, это считается хорошим тоном и добавляет доверия к компании.
Запомните главное – нужно отвечать на все деловые письма, за исключением очевидного спама.
При ответе на деловые письма часто используются стандартные речевые формулы:
- «С сожалением сообщаем вам…»;
- «Благодарим вас за…»;
- «С удовольствием приглашаем вас…»;
- «Напоминаем вам…»;
- «В соответствии с вашим запросом сообщаем…» и другие.
Для удобства можно создать отдельный файл с подобными речевыми оборотами. Обращаясь к заготовкам, вы существенно облегчите и ускорите написание деловых писем.
Если письмо важное и вам нужно точно знать, что оно доставлено адресату, закажите доставку курьером или оформите заказное письмо (почта России). В электронной почте есть функция “Уведомление о получении”, благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше сообщение было просмотрено.
Если на письмо нет ответа, согласно этикету можно сделать дополнительный звонок для того, чтобы прояснить ситуацию с корреспонденцией.
Разновидности деловой переписки
Изначально существует два вида деловой переписки: внутренняя и внешняя. Внешняя переписка – корреспонденция, отправленная стороннему получателю, а внутренняя используется в границах одной фирмы.
Деловые письма, согласно целевому назначению, делятся на: заявки, информационные письма, рекламу, запросы, рекомендации, предложения, напоминания, претензии, приглашения и другие.
Письмо - сообщение содержит информацию, которая необходима адресату для выполнения каких - либо задач в рамках общего дела. Такая информация актуальна и важна как для получателя, так и для отправителя.
Заявка – вид деловой переписки, предполагающий отправку запроса с целью получения информации или услуги. Например, заявку на участие в каком-либо мероприятии.
Запрос – письменная просьба о получении интересующей информации. Запрос может быть официальным и обязательным для исполнения.
В письме-предложении обычно предлагают сотрудничество или конкретные услуги и коммерческие предложения. Обычно такие письма рассылаются сразу по нескольким адресам, может использоваться массовая рассылка.
Приглашение – индивидуальное письмо о приглашении на встречу или торжественное мероприятие. В оформлении такой корреспонденции допускается использование специальных праздничных бланков или открыток. Главное – четко прописать название мероприятия, адрес, время и место встречи.
Письмо - напоминание – это сообщение об исполнении каких-либо обязательств: погашении задолженности, предоставлении отчета, напоминание о встрече и другие.
В случае если одна из сторон не выполнила договорных условий или нарушила договоренность, пострадавшая сторона может отправить претензию. Отличительная черта письма - претензии – это наличие подробного описания нарушенных условий, информация об оценке ущерба, требований о возмещении потерь или устранения выявленного нарушения. Часто данная корреспонденция дополняется копиями документов, фотографиями и актами приемки.
В рекомендательных письмах дается оценка третьему лицу или компании, предоставляется их характеристика. Такие сообщения чаще всего распространены при устройстве соискателя на новую должность.
Особенности деловой электронной переписки
Сейчас большой процент деловых писем отправляется по электронной почте, поэтому в правилах делового этикета также сформированы требования к ведению электронного делового общения.
Внимательно читайте адрес отправителя. Вас должны насторожить послания с подобными адресами почтовых ящиков: «cupercat» или «mini – bikini». Кроме обычного спама послания с таких адресов могут содержать вирусы.
Всегда пишите тему письма кратко и по существу.
Этикет допускает цитирование исходного сообщения, чтобы получатель мог сразу понять, о чем идет речь.
Разрешается во вложении прикладывать дополнительные материалы.
Знание и применение правил этикета в сфере делового общения помогает отправителю заработать хорошую репутацию и привлечь новых партнеров.