Как написать деловое письмо

Деловые письма следует отличать от личной переписки. К их написанию необходимо подходить с особой внимательностью. Тема таких писем остается актуальной и в настоящее время. Их направляют друг другу партнеры, работодатели работникам и наоборот. Существует ряд правил, отступление от которых при написании деловых писем недопустимо.

Вам понадобится

• - документы предприятия;
• - реквизиты адресата;
• - цель составления письма.

Инструкция

1. В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.
2. Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, поэтому это необходимо учитывать.
3. Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.
4. После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».
5. К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.
6. Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.