Как ознакомить работников с приказом

На предприятии ежедневно издается большое количество приказов. Часто возникает необходимость ознакомить с ними причастных работников. К примеру, приказы по личному составу оформляются на бланках унифицированных форм, которые имеют строку «Ознакомлен». Игнорирование этого требования может привести к нежелательным последствиям, вплоть до судебного разбирательства и отмены изданного приказа.

Инструкция

1. Решите, кто на предприятии отвечает за ознакомление. Чаще всего – это работник отдела управления персоналом и секретарь или делопроизводитель. Первый знакомит работников с приказами по личному составу. Это и приказы о приеме, переводе, перемещении, отпуске, поощрении и взыскании и т.д. Сделать это необходимо в течение 3-х рабочих дней. Запись об ознакомлении делается ниже подписи руководителя: ставится личная подпись работника, дата ознакомления.
2. Секретарь знакомит работников с приказами по основной деятельности предприятия. Так, к примеру, необходимо ознакомить причастных работников с приказами о создании всевозможных комиссий, о проведении проверок, о введении новых положений и пр. Если ознакомлению подлежит большое количество лиц, допускается оформлять его на отдельном листе – приложении к приказу. На нем обязательно должно быть указано, что это «Лист ознакомления с приказом от 17.06.2009г №196». В остальном требования те же – подпись ознакомленного работника и дата ознакомления.
3. Возникают ситуации, когда выполнить данное требование бывает сложно. К примеру, если работники работают и проживают в значительном отдалении от администрации предприятия, или же работник отказывается от ознакомления с приказом, его невозможно найти для ознакомления и пр. Итак, как выйти из положения, если структурное подразделение расположено в другой местности? В этом случае возникает необходимость дистанционных методов передачи информации. Это может быть и электронная почта, и факс, и ведомственная экспедиция. Непосредственная обязанность по ознакомлению с приказами в этом случае ложится на плечи руководителей удаленных структурных подразделений.
4. В том же случае, когда работник отказывается от ознакомления, составляется акт отказа от подписи в приказе. При этом нужно соблюсти два обязательных условия: свой отказ работник должен высказать определенно и в присутствии нескольких человек; акт подписывается не менее чем тремя свидетелями. В приказе делается соответствующая запись.
5. Самый сложный случай возникает тогда, когда работник не выходит на работу, не отзывается на телефонные звонки и отсутствует по месту проживания. Работодатель должен использовать все возможности разыскать работника и незамедлительно отправить ему письмо с уведомлением.