Повод для написания
Каким бы скучным и незначительным ни казался подготовительный этап составления официального обращения, им нельзя пренебрегать. Следует четко сформулировать повод для подготовки документа.
Перед тем, как составить официальное письмо, важно точно определить адресата. После определения тематики послания необходимо проверить, входит ли этот вопрос в зону компетенции адресата. Если возникают сомнения, то вопрос компетенции лучше изучить в положениях и других нормативных документах организации.
Тип обращения
После того, как тема и адресат будут определены, следует задуматься о типе обращения.
Официальное письмо следует писать в том случае, если необходимо:
Проинформировать адресата. Чаще всего информационные письма направляются от нижестоящих к вышестоящим по статусу адресатам;
Обратиться к адресату с пробой, что подразумевает дальнейшие действия с его стороны. Так обращаются либо к вышестоящему лицу, либо к равному по должности;
Дать поручение. Такой тип обращения пригоден исключительно для обращения к подчиненному лицу.
Частные лица, обращающиеся в органы власти, предприятия или иные структуры чаще всего используют форму обращения-просьбы.
Форма официального обращения
Суровые условия официально-делового взаимодействия ставят форму обращений ничуть не ниже содержания. Чтобы письмо дошло до адресата, а не затерялось в лабиринтах канцелярии, его необходимо оформить по всем правилам.
Организации оформляют письма на официальном бланке, присваивают исходящий номер и указывают дату. Для оперативного уточнения вопросов обращения важно указывать ФИО и контактные данные исполнителя. Они оформляются на последнем листе письма в нижнем колонтитуле.
Частные лица оформляют обращения на чистых листах А4 машинописным и в редких случаях – рукописном виде.
Для организаций в шапке обращения указывается только должность и ФИО адресата, т.е. информация об авторе обращения и контактных данных приводятся на официальном бланке. Частным лицам предстоит дополнить шапку еще и собственными данными, включая контактный телефон и адрес, на который необходимо направить ответ.
Слева указываются реквизиты письма, а ниже формулировка темы обращения: «О награждении», «О предоставлении информации», «О личной встрече» и т.д.
Стилистика официального обращения
Для составления официальных писем используется официально-деловой стиль. Основными принципами этого стиля является логичность, однозначность и понятность изложения. В деловой переписке недопустимы разговорные формулировки, употребление просторечий, не говоря уже о бранных словах и ругательствах. Даже самые будоражащие события в официальной переписке следует излагать в нейтральном тоне без какого-либо эмоционального окраса.
Хорошим тоном является соблюдение четкого и логического построения предложений и абзацев. Это существенно упрощает восприятие информации читателем.
Структура официального обращения
Официальное письмо начинается с обращения: «Уважаемый(-ая), (имя, отчество)». Далее следует преамбула, в которой следует ответить на вопрос: «Зачем пишется обращение, от имени кого и по какому поводу». Выглядеть это может следующим образом:
«Жители многоквартирного дома № 31 по улице Матросова нуждаются в Вашем содействии в разрешении конфликтной ситуации».
«В преддверии профессионального праздника работников сельскохозяйственной отрасли просим Вас рассмотреть возможность участия в праздничном мероприятии, организуемом профсоюзом работников сельского хозяйства».
Следуя от общего к частному, далее вводится разъяснительная часть, в которой отражается конкретика. Если пишется жалоба – хронологическая суть конфликта. У писем-приглашений в разъяснительной части приводятся сведения о месте, дате и времени проведения мероприятия, его организаторах и форме участия адресата.
Любое официальное обращение завершается непосредственным перечислением просьбы. Например: «Прошу Вас представить аргументированные разъяснения по существу изложенных фактов», «Прошу Вас принять к сведению приведенную информацию», «Прошу Вас принять меры, направленные на разрешение сложившейся ситуации», «Прошу Вас дать оценку действиям» и т.д.