Как написать публичный отчет

Подготовка публичных нефинансовых отчетов – это относительно новое веяние социально-ориентированного российского бизнеса. Публичный отчет компании имеет мало общего с внутренней системой отчетности и кардинально отличается от бухгалтерского анализа, поэтому процесс подготовки документа имеет свои существенные особенности

Информационная прозрачность бизнеса

Публичные отчеты пришли в отечественный бизнес с Запада, где на протяжении десятилетий использовались как механизм для создания информационной прозрачности деятельности организаций. В США, Европе, как правило, все крупные компании ежегодно публикуют отчеты об устойчивом развитии, в которых представляют информацию о социальной составляющей своей работы и мерах по защите экологии.

Чаще всего такого рода отчеты готовят недродобывающие, промышленные и производственные предприятия из крупного сегмента рынка. В документах они наряду с годовыми объемами производства отмечают, какую пользу они принесли социуму. Таким образом, публичные отчеты преимущественно состоят из результатов благотворительной деятельности организации, соблюдению природоохранного законодательства, участию в развитии гражданского общества, поддержке социальных инициатив.

Тенденция последних лет свидетельствует об увеличении интереса со стороны среднего и даже малого бизнеса по подготовке публичной отчетности, что говорит о пользе этого механизма для достижения корпоративных целей. У небольших участников рынка сформировалось понимание, что информация о спонсорской помощи спортивным клубам и меценатстве над школой искусств даже при небольших финансовых затратах непременно должна становиться достоянием общественности.

Основными адресатами публичных отчетов являются:

• широкий круг общественности – потребители услуг и товаров, население региона работы компании;
• деловые партнеры – учредители компании, члены совета директоров, представители служб заказчика, подрядчики и даже конкурирующие организации;
• средства массовой информации;
• сотрудники компании.

Публичный отчет является документом, адаптированным для широкого круга заинтересованных лиц, что отражается на стилистике написания, влияет на графическое оформление и выбор информации для подачи.

Выбор информации

Сбор информации для публичного отчета происходит постоянно. Оптимальный вариант – выделить отдельную штатную единицу на выполнение этой работы. В должностные обязанности сотрудника, в таком случае, должен входить систематический сбор информации ото всех структурных подразделений предприятия по выверенным критериям.

К таким информационным блокам должна относиться вся информация о проведении проектов социального характера, а именно: встречи с представителями органов власти, потребителями, работа по обращениям граждан, благотворительные мероприятия и пр.

Как часто отмечается в методических материалах по подготовке отчетов, сам процесс сбора информации подталкивает компании к необходимости увеличения благотворительной поддержки, созданию новых социальных проектов, объявлению грантов и пр.

Крупные предприятия, как правило, не изобретают своих «рецептов» подготовки публичных отчетов, а используют ГОСТ ИСО 26000 «Руководство по социальной ответственности», в котором сгруппированы все основополагающие цели создания публичных документов.

Подача информации

Важным критерием качественного публичного отчета является доступность восприятия для широкого круга лиц. Такие документы должны быть понятны практически любому заинтересованному лицу, служить достоверным источником информации и не требовать дополнительных обращений в компанию за разъяснениями.

Зачастую публичные отчеты обладают большим количеством графиков, диаграмм и таблиц, что упрощает подачу информации. Фотографии также являются важной составляющей качественного публичного отчета.

Практика показывает, что верстка публичного отчета должна тяготеть к брошюрной, а не документальной подаче. Чаще всего публичный отчет имеет горизонтальный формат.

Структура документа включает титульный лист, содержание, введение, которое может быть заменено на приветственное слово главы организации, основную часть, заключение и терминологический словарь. Алфавитный указатель также упростит навигацию по документу, но в интересах объема от него можно отказаться.

Распространение публичного отчета

В печатном виде публичный отчет предназначен для направления ключевым адресатам – учредителям, а также деловым партнерам. В электронном виде публичный отчет размещается на официальном сайте и направляется представителям средств массовой информации.

Для информирования сотрудников организации осуществляется рассылка электронной версии публичного отчета по подразделениям организации.