Как правильно формулировать распоряжения

Вкратце суть руководящего процесса можно сформулировать как достижение поставленной цели чужими руками. Передача управляющих команд, исходящих от руководителя предприятия и транслируемых через руководителей подразделений, осуществляется при помощи цепочки распоряжений. Задачей каждого руководителя, стоящего в узловой точке структурной схемы работы компании, является правильная формулировка таких распоряжений, не допускающая двояких толкований и исключающая возможность их невыполнения.

Как правильно дать распоряжение

Необходимо правильно дать распоряжение и при этом убедиться, что сотрудник его понял и знает, как достичь поставленной вами цели. Поэтому процесс выдачи распоряжений должен иметь определенную последовательность и состоять из нескольких шагов.

Для начала – никогда не давайте распоряжений на бегу, особенно если это действительно важные указания. Лучше всего делать это в кабинете, так будет легче привлечь внимание сотрудника и заставить его сразу сконцентрироваться на том, что вы ему будете говорить. Проверьте его готовность слушать и обрисуйте проблему или общую задачу. Сформулируйте вкратце, что требуется для ее решения. Желательно, если вы наводящими вопросами заставите сотрудника сформулировать эту задачу самостоятельно. В этом случае, выполнять ее он будет с особым рвением, поскольку будет считать, что это его решение и он несет ответственность за его успешную реализацию.

Конкретизируйте процесс выполнения поставленной задачи по шагам, отсылая к тем источникам и ресурсам, которые потребуются при ее решении. Установите сроки завершения каждого шага или всей поставленной задачи в целом, обозначив критерии выполнения. Не поленитесь и еще раз проверьте, насколько правильно понята цель и ясен путь ее достижения. Укажите, какие возможные ошибки могут быть совершены, чтобы предотвратить их. Мотивируйте сотрудника на выполнение данного распоряжения и завершите разговор, дав понять, что пора переходить от слов к делу.

Психологические нюансы

Чтобы ваш правильный алгоритм выдачи распоряжений сработал на все 100%, необходимо учесть некоторые психологические моменты. Чтобы все, что вы говорите, было понято однозначно, разговаривайте с сотрудником, учитывая его интеллект и опыт. Распоряжение не должно содержать иронии или иметь двойной смысл. Не используйте художественные приемы, излагая свою мысль – говорите конкретно и четко.

Откажитесь от формулировок: «Мне надо…», «Я хочу…» и пр., говорите так, чтобы поставленная задача воспринималась как необходимость для общего дела, потребностей компании. Обратите внимание и на то, с какой интонацией вы отдаете распоряжение. Вежливо-отстраненный, угрожающий или командный тон вызывают внутренний протест и отбивают всякое желание у человека выполнять ваши распоряжения. Доверие и уважение – вот что должен демонстрировать руководитель, который хочет, чтобы его просьбы и приказы безоговорочно и правильно выполнялись.