Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза. Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.


Что входит в обязанности офис-менеджера



- Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.
- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
- Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.


Необходимые навыки


Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.


Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.