Официальный документ с места работы
Справка, выдаваемая организацией, является официальным документом. В соответствии с этим, правильным будет, если ее оформить на фирменном бланке для писем. Учредительный бланк письма должен содержать реквизиты, отличающие организацию от других: полное наименование организации, идентификационный номер налогоплательщика – ИНН, код причины постановки на учет – КПП, банковский идентификационный код – БИК, основной государственный регистрационный номер юридического лица – ОГРН.
Помимо обязательных реквизитов могут указываться и другие, которые в зависимости от учредительных документов несут дополнительную информацию о предприятии.
Сведения о работнике, факты установления, изменения и прекращения трудовых отношений, которые заносятся в справку, берутся из персональной базы данных о кадрах или личной карточки работника. В зависимости от места, куда требуется предоставить документ, в справке можно указывать о наличии дисциплинарных взысканий, поощрений по работе и другую информацию.
Сведения, указанные в справке, можно указывать со ссылками на документы, где эти факты и события отражены: приказы, распоряжения и т.д.
Справка с места работы может быть оформлена рукописно или печатным методом. Выдаваемый документ имеет наименование сСправка, которое пишется по центру листа с небольшим отступом вниз с заглавной буквы. Ниже идет последовательная текстовая информация, которую необходимо предоставить по месту требования.
Вся информация, указанная в справке, обязательно датируется, визируется руководителем предприятия либо другим лицом и в зависимости от значимости документа скрепляется печатью организации или отдела кадров.
Право на подпись справки прописывается в приказе, доверенности или должностной инструкции. Лицо, подписывающее справку, должно относиться к списку, на чьи подписи может ставиться печать организации.
По правилам делопроизводства справке должен присваиваться порядковый исходящий номер с указанием даты исполнения документа. В правильной справке штамп под исходящий номер ставится в левом верхнем углу документа или в специально отведенной для этого позиции бланка письма.
Шаблон поможет
Для подготовки запрашиваемых документов законом регламентирован срок три рабочих дня. Чтобы избежать временную подводную мину и уложиться в выдвинутый законом период, можно заранее заготовить шаблон справки. В последующем, если организация, для которой работник, запрашивающий справку, не выдвигает особых требований к ее оформлению и содержанию, по этому шаблону можно будет быстро и правильно заполнять справки с места работы.