Как выдать дубликат трудовой

В случае утери трудовой книжки, порчи, а также внесения неверной записи работнику необходимо выдать ее дубликат. Для этого сотруднику нужно написать заявление, директору издать приказ и направить в кадровую службу, которые оформляют дубликат в соответствии с правилами ведения трудовых книжек на основании представленных документов.

Вам понадобится

• Чистый бланк трудовой книжки, подтверждающие документы, печать предприятия, ручка, бланки соответствующих документов, документы организации, документы работника, правила ведения трудовых книжек.

Инструкция

1. Напишите заявление на имя первого лица компании, в шапке которого впишите наименование предприятия, должность руководителя, его фамилию, инициалы в дательном падеже. Укажите занимаемую вами должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность, в родительном падеже. В содержании заявления выскажите свою просьбу выдать вам дубликат трудовой книжки взамен оригинала, указав причину, по которой необходимо это сделать. Причиной может быть утрата трудовой книжки работодателем, утеря, порча, а также внесение неверной записи, признанной недействительной. Поставьте личную подпись на заявлении и дату его написания. Документ направляется на рассмотрение директору, который в случае согласия ставит на нем резолюцию с подписью и датой.
2. Руководитель издает приказ о возможности выдачи вам дубликата, присваивает документу номер и дату, подписывает его, заверяет печатью организации. Исполнение распорядительного документа возлагается на лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, указывается занимаемая им должность, фамилия, имя, отчество. Ознакомьте с приказом работника, которому необходимо выдать дубликат трудовой книжки, и сотрудника отдела кадров, которые ставят в соответствующих полях личные подписи и даты.
3. Приказ направляется в кадровую службу. Запросите в организациях, где вы ранее работали, подтверждающие документы. Таковыми могут быть приказы о приеме/увольнении, трудовые договора, справки на фирменных бланках. Представьте их кадровикам. В случае внесения неверной записи данные документы предъявлять нет необходимости.
4. На титульном листе чистого бланка трудовой книжки впишите фамилию, имя, отчество сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим личность, дату и место его рождения. На основании документа об образовании внесите статус образования, профессию, специальность. В правом верхнем углу напишите слово «Дубликат», затем рассчитайте общий и непрерывный стаж работника до поступления к вам на работу.
5. На основании представленных документов впишите дату приема/увольнения в определенной организации, наименование предприятий, название должностей, структурных подразделений в сведениях о работе. В основаниях укажите номер и дату предъявленного документа, подтверждающего факт работы в каждой компании. Заверьте каждую запись печатью вашей фирмы и подписью ответственного лица.
6. Выдайте работнику под роспись дубликат, зафиксировав его номер, дату выдачи в книгу учета трудовых книжек. В оригинале, если он испорчен или внесена неверная запись, впишите на титульном листе, что взамен выдан дубликат, укажите его номер. В данных случаях оригинал необходимо вкладывать в дубликат.