Вам понадобится
- точный адрес получателя, конверт, копии документов, прилагающихся к письму
Инструкция
1
Прежде чем приступить к завершающей части письма, перечитайте написанное. Проверьте текст на отсутствие грамматических и орфографических ошибок, помарок и неточностей. Если содержание письма вас полностью удовлетворяет, в последнем абзаце еще раз в краткой и доходчивой форме повторите основной тезис вашего письма. Тем самым вы резюмируете свое послание, облегчая адресату подготовку и написание ответа.
2
В случае, если к официальному письму необходимо приложить копии документов, после абзаца отступите несколько строк и укажите в графе «приложение перечень документов. Список должен быть обязательно пронумерован. Ксерокопии документов к письму приложите в том порядке, в котором они указаны в перечне.
3
Закончите официальное письмо вежливым и корректным оборотом речи, например таким, как: «надеюсь на плодотворное сотрудничество». Также в деловом обороте принято заканчивать письма с помощью таких словосочетаний, как «с уважением», «искренне ваш», «с почтением». Далее обязательно поставьте свои инициалы и дату. Не забудьте после распечатки текста расписаться рядом с указанием вашей фамилии.
4
Начинайте заполнять конверт. Адрес получателя пишется в правом нижнем углу, адрес отправителя пишется в верхнем левом. Обязательно укажите правильный индекс, в таком случае письмо дойдет до адресата быстрее.
5
Официальные письма лучше отправлять с помощью почты в виде заказных писем с уведомлением о вручении. В таком случае у вас на руках будут доказательства получения письма адресатом.