Как подготовить документы в архив

Огромным и отдельным участком архивной работы считаются те вопросы, которые касаются оформления документов к их сдачи в архив организации. Именно поэтому они заслуживают серьезного внимания, так как при проведении этой стадии работы с документами зачастую совершаются разные методические и практические ошибки, которые в будущем могут вызвать негативные последствия в работе архива.

Инструкция

1. Все работы, которые касаются передачи в архив документов, включая бумаги личного состава, принято подразделять на следующие стадии:- прежде всего необходимо провести формирование документов в текущем производстве и после его окончания;
   - после формирования дел их надо оформить в соответствии со всеми установленными правилами;
   - затем проведите экспертизу ценности и подготовьте к архивному хранению;
   - проведите опись всех документов, передающихся в архив организации;
   - на последнем этапе произведите передачу официальных бумаг в архив организации.
2. Сначала следует провести правильное формирование документов, относящихся к личному составу в определенные комплексы, то есть в дела. В специальные папки следует формировать такие официальные бумаги, как приказы по разнообразным сторонам деятельности сотрудников компании, по личному составу, которые имеют разные временные рамки, отведенные для их хранения. Данный этап необходимо выполнять, потому что некоторая часть приказов, которые касаются личного состава, посвящена исключительно действительным вопросам, влияющим на место работы, а также на премирование сотрудников и перемещение по рабочей должности. Такой вид бумаг необходимо хранить в архиве предприятия не меньше семидесяти пяти лет. Вместе с этим, наибольшая часть приказов, которые относятся к составу личному, отражает оперативные вопросы деятельности работников компании: приказы о командировках, по дежурствам, отпускам и так далее. Такие документы следует хранить в течение пяти лет. Для удобства пользования поиском и облегчения работы в разные дела следует формировать бумаги пятилетнего периода и семидесяти пятилетнего срока.
3. Необходимо правильно сформировать лицевые счета работников предприятия и всех служащих, которые касаются данных об оплате труда строго в алфавитном порядке. Все бумаги в личных папках следует располагать только в хронологическом порядке по дате их поступления. Также необходимо на все бумаги, расположенные в папке, составить архивную опись, которая содержит такие реквизиты, как:- наименование бумаги;
   - порядковый номер бумаги, включенного в опись;
   - количество листов в документе;
   - дата и номер документа (если в этом есть необходимость);
   - итоговая запись о количестве листов бумаг, включенных в личное дело;
   - примечание.